Ben jij iemand die verder kijkt dan ‘zo doen we het altijd’? Houd je ook in een drukke omgeving overzicht en breng je structuur aan waar dat nodig is? En zorg jij ervoor dat zaken tot in de puntjes geregeld zijn? Dan is deze functie iets voor jou.

Je maakt deel uit van het team Managementassistenten THPM. Je werkt nauw samen met je collega’s en neemt werkzaamheden van elkaar over bij afwezigheid. In deze veelzijdige functie ben je de steun en toeverlaat van managers en stafleden. Je zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen en neemt hun organisatorische en administratieve werkzaamheden zoveel mogelijk uit handen.

Dit ga je doen:

• Je beheert de vaak complexe agenda’s van managers en pakt binnenkomende vragen en verzoeken snel en zorgvuldig op. Je plant vergaderingen, reserveert vergaderruimtes en regelt inkoopgerelateerde zaken.
• Je organiseert bijeenkomsten, van de praktische voorbereiding tot de uitvoering, en zorgt ervoor dat alles goed geregeld is.
• Je bent het vaste aanspreekpunt voor de manager en diens stafleden. Je houdt overzicht, stemt zaken af en zorgt ervoor dat werkzaamheden soepel verlopen.
• Je verzorgt heldere en zorgvuldige verslaglegging van interne en externe overleggen.
• Je handelt de in- en uitgaande post correct en tijdig af en draagt zo bij aan een efficiënte en professionele organisatie.

Je bent iemand op wie managers en collega’s kunnen bouwen. Je werkt nauwkeurig, komt afspraken na en hebt oog voor wat er nodig is om anderen goed te ondersteunen. Je ziet werk liggen en wacht niet af tot iemand je vraagt om iets op te pakken. Daarbij houd je overzicht, breng je structuur aan en weet je hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden.

Ook als er veel tegelijk speelt, blijf je rustig en stel je de juiste prioriteiten. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en onderwerpen en kunt zelfstandig beslissingen nemen wanneer dat nodig is. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en weet informatie op een duidelijke en passende manier over te brengen. Je werkt graag samen, denkt mee en helpt collega’s waar nodig. Zo zorg je ervoor dat managers en stafleden op jou kunnen rekenen.

Verder heb je:
 

• Minimaal mbo-3 diploma;
• Tenminste 1 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, stafondersteuner, secretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Kennis van MS Office, waaronder Outlook, Excel en MS Teams.

Dit is mooi meegenomen:
 

• Ervaring met ondersteunende systemen zoals Oracle Cloud, Diva, Sara en Corsa.

Bij THPM (Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten) draait alles om een veilige, toegankelijke en leefbare stad. Onze handhavers, parkeerspecialisten, brugbedienaars en medewerkers van de meldkamer zorgen er iedere dag voor dat Rotterdam in beweging blijft. Daarachter staat een sterk ondersteunend team, waarin jij een belangrijke rol speelt.

Samen met zeven ervaren managementassistenten ondersteun je de afdeling Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten. Veranderingen ga je niet uit de weg; je ziet ze als een kans om zaken verder te verbeteren. Binnen het team vinden we een goede sfeer, samenwerking en de bereidheid om elkaar te helpen belangrijk.

Wil je meer weten over de functie of direct solliciteren? Neem dan contact op met Marion Bruma, teamleider Managementassistenten THPM bij de gemeente Rotterdam, via 06-20199071.

Het betreft een tijdelijke functie tot en met 31 december 2028. Verlenging is mogelijk, afhankelijk van de voortzetting van de werkzaamheden.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, worden niet meer meegenomen in de selectie.

Er kunnen voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

N.B.: Bij aanmelding van voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder gesloten worden dus reageer snel!

Screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam?
Lees meer over externe inhuur.