Kom jij voor overzicht en ordening zorgen en onze projecten en projectmanagers de hulp bieden die zij zo goed kunnen gebruiken?
De afdeling Informatiemanagement & Projecten is onderdeel van de directie IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning van de gemeente Rotterdam.

Het Project Management Office is ondergebracht binnen de afdeling Informatiemanagement & Projecten en is de spin in het web wanneer het gaat om de projecten die hoofdzakelijk vanuit deze afdeling worden uitgevoerd. Door de medewerkers van het Project Management Office worden projecten en programma’s ondersteund bij de inrichting, advisering, bemensing en rapportages.

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad

Jouw toekomstige team
Een belangrijke steun en toeverlaat als het aankomt op ondersteuning van talloze projecten en programma’s binnen de gemeente Rotterdam. Dat is wat jij gaat zijn in deze rol van Project Management Officer. Die projecten en programma’s en ruim 40 projectmanagers kunnen dan ook niet zonder jouw hulp. Je ondersteunt en adviseert over de administratieve inrichting en kwaliteitsbewaking en bij rapportages. En naast het inhoudelijk uitdagende wat deze rol te bieden heeft wil jij hier ook werken omdat je in een jong en enthousiast team terechtkomt waar samenwerken één van onze belangrijkste kernwaarden is.

Als Project Management Officer focus jij je net als de projectmanager op de besturing van projecten waaronder de beheers aspecten Geld, Organisatie, Tijd, Risico, Informatie, Communicatie en Kwaliteit (GOTRICK). Je bent van de ordening, de transparantie en het overzicht. Als projectmedewerker ondersteun je samen met andere collega’s van het Project Management Office circa 40 projectleiders die deel uit maken van dezelfde afdeling. Je hebt ervaring met werken voor een gemeentelijke of overheidsorganisatie.                                                                                                                  

Je ondersteunt de projectmanagers in de wijze waarop de rapportages tot stand komen, bij de financiën, in de wijze waarop het project proces wordt uitgevoerd en je geeft gevraagd en ongevraagd advies. Binnen het Project Management Office ben je een goede teamspeler. Je helpt mee om de processen, werkzaamheden en het team steeds verder te professionaliseren. Je ondersteunt je directe collega’s net zoals je bij hun terecht kan met jouw vragen.

Samengevat ben je als medewerker van het Project Management Office verantwoordelijk voor:

• advisering over projecten en projectinrichting;
• het verzorgen van rapportages tbv projectleiders en management;
• projectondersteuning ( o.a. planning en bemensing van projecten, organisatie en verslaglegging van stuurgroep- en projectvergaderingen, bewaking van actielijsten);
• opstellen en bijhouden van werkinstructies;
• ondersteuning (organisatie, verslaglegging en bewaking) van diverse regiegroepen en  afdelingsbrede overleggen;
• financiële ondersteuning;
• kwaliteitsbewaking op projecten;
• meewerken aan professionalisering van processen, werkzaamheden en het team.

Je kunt jezelf omschrijven als iemand die:
Wil jij onze nieuwe Project Management Officer worden en ben jij van mening dat wij jou hard nodig hebben? Dan hopen we dat we bij jou het volgende terugzien in jouw profiel:

• een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau;
• ervaring met de volgende werkzaamheden:
  • projectadministratie
  • financiële administratie
  • projectrapportages
  • projectbeheersing;
• kennis van Microsoft Office en specifiek kennis van Excel (kennis van geavanceerde formules en functies, analyseren met draaitabellen, grafieken en draaigrafieken).

Heb je daarnaast ook nog een relevante opleiding op het gebied van projectmanagementmethodieken (bijvoorbeeld Prince2Foundation), kennis van en ervaring met Oracle E-Business Suite en Planon en dan ook nog ervaring bij een gemeentelijke organisatie dan zouden we wel heel erg verdrietig worden als je niet reageert. Maar als je dat allemaal niet hebt, maar je hebt ambitie en potentie om te groeien in deze functie, dan hopen we natuurlijk nog steeds dat je reageert en dat je ons daarvan overtuigd in je motivatiebrief.

We bieden je?
Zoals aangegeven kom je te werken in een jong en dynamisch team waarin we op een leuke maar intensieve manier met elkaar samenwerken. Er is volop ruimte om je ontwikkelen en daarnaast is de gemeente Rotterdam een moderne en eigentijdse werkgever, die goede arbeidsvoorwaarden koppelt aan vernieuwende manieren van werken. Wij bieden een moderne werkomgeving die aansluit op de veranderende rol van de overheid en ontwikkelingen in de stad. Daarbij bieden wij natuurlijk een prettige en professionele werkomgeving met veel ruimte voor persoonlijk initiatief en verantwoordelijkheid. Verder bieden wij:

• Een salaris van maximaal € 3.645,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van een individueel keuze budget van 17,05% van je jaarsalaris die je naar eigen inzicht kunt inzetten;
• De mogelijkheid om volgens flexibele werktijden, 4x9 uur en thuis te werken;
• Een uitstekende pensioensregeling van ABP en de mogelijkheid tot het opnemen van 26 extra verlofdagen bij een werkweek van 40 uur;
• Mobiele hulpmiddelen om goed je werk te kunnen doen zoals een smartphone, iPad of laptop.

Enthousiast?
We hopen van harte dat je reageert en je ons in je brief mee kunt nemen in waarom je bij ons wilt komen werken en wat maakt dat je goed aansluit bij hetgeen wij zoeken. Reageer kan tot uiterlijk woensdag 3 augustus.

Heb je eerst nog inhoudelijke vragen over deze vacature, stel ze dan aan Pascale Barkeij, Teammanager Project Management Office, te bereiken via telefoon op 06-53865456.

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact op nemen met Geert Jansen, Corporate Recruiter, te bereiken via telefoon op 06-34160581.