Je toont initiatief en vindt het leuk om mee te denken over verschillende onderwerpen en duikt graag in de verschillende processen van MOW en opereert hierin zelfstandig. Als managementassistent ondersteun je de rayonmanager van de afdeling Wijkteams (Afdelingshoofd en 13 teammanagers). Het team van managementassistenten vervangt elkaar onderling. In deze rol ondersteun jij meerdere managers. Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren wij ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Deze taken pak je op:

• Je beheert (complexe) agenda’s en het daarbij behorende e-mailverkeer. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk.
• Je bereidt de rayonmanager voor op afspraken en vergaderingen, met stukken die gereed zijn en de juiste details van de afspraak (waar, met wie, onderwerp). 
• Naast de ondersteuning aan de rayonmanager en de teammanagers pak je verzoeken op die via de algemene secretariaat mailbox binnenkomen. Voorkomende verzoeken als het plannen van (Teams-) vergaderingen en vergaderruimtes, het aanvragen van inkoop gerelateerde zaken of het organiseren van (grote) bijeenkomsten of retraites zijn hier onderdeel van.
• Daarnaast verzorg je de correspondentie, presentaties en adresbestanden in opdracht van de rayonmanager en de teammanagers.
• Je legt afspraken vast tijdens overleggen, zowel intern als extern.
• Daarnaast doe je binnen de speelruimte van het vakgebied voorstellen aan de rayonmanager en de teammanagers.
• Het doen van bestellingen (Oracle bestellen) en het maken van bestelaanvragen (Oracle ontvangen en bestellen) volledig via de richtlijnen van de gemeente Rotterdam. 

Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit en een representatieve instelling. Je bent iemand die snapt wat ontzorgen betekent en bent de spin in het web voor de afdeling. Je onderhoudt contacten met verschillende teams binnen afdeling Vraagwijzer, maar ook breder binnen het cluster MO. In de uitvoering van je werkzaamheden kan je goed onderscheid maken in hoofd- en bijzaken, je bent nauwkeurig, je kan snel schakelen, prioriteiten stellen en zelfstandig beslissingen nemen. Je denkt graag mee, bent flexibel en past je makkelijk aan. Outlook is voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen.

Wat je ook meeneemt: 

• Minimaal mbo-werk-en denkniveau;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Aantoonbare ervaring met het werken met het MS Office pakket (Word, PowerPoint, Outlook en Excel), Oracle en het Concerndashboard;
• Een aantal jaar werkervaring in een soortgelijke rol.

De directie Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW) bestaat uit 43 wijkteams en 14 vraagwijzers. Zij vormen het hart van de organisatie en zijn verdeeld over 4 rayons; 2 aan de Noordoever en 2 aan de Zuidoever van de Maas. De inrichting en ontwikkeling van MOW is het gevolg van de 3 decentralisaties; Jeugdzorg, AWBZ/WMO en de Participatiewet.

Het wijkteam
De 43 wijkteams staan centraal in het Rotterdamse stelsel van zorg en ondersteuning. De wijkteams verlenen hulp bij opvoeden, financiën en schulden, huiselijk geweld, geestelijke gezondheidszorg en aan volwassenen, kinderen met een beperking en ouderen. Op de momenten dat er hulp nodig is die het wijkteam zelf niet kan bieden, onderzoekt het team samen met de bewoner of het gezin wat er aan de hand is, wat er moet gebeuren en naar welke specialistische hulp doorverwezen kan worden. De wijkteams bieden op die manier integraal en tijdig professionele ondersteuning aan Rotterdammers met (complexe) problemen in de wijk waar ze wonen en leven. De professionals van de wijkteams hebben als doel de mogelijkheden van Rotterdammers duurzaam te versterken, zodat zij weer zoveel mogelijk op eigen kracht kunnen leven in hun wijk.

Elke wijk in Rotterdam heeft een eigen wijkteam dat de wijk goed kent: de problemen, maar ook de plekken waar de mogelijke oplossingen te vinden zijn. Ze gaan samen met mensen aan de slag om de regie op het eigen leven (terug) te krijgen.

Elke wijk in Rotterdam heeft een eigen wijkteam. Het wijkteam kent de eigen wijk goed; de problemen, maar ook de oplossingen.  In het wijkteam zitten verschillende hulpverleners. Ze weten bijvoorbeeld veel over: jeugdhulp en hulp bij opvoeden, financiën en schulden, werk en dagbesteding, wonen, volwassenen en kinderen met een beperking, huiselijk geweld, geestelijke gezondheidszorg, ouderen en verslavingen.

Elk wijkteam heeft een eigen manager, waarbij er nauw samen gewerkt wordt met de vraagwijzer, de afdelingen WMO en het expertise team financiën (ETF). 

Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Dan kun je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Henry Rutten, Teammanager, te bereiken via tel 0-638721362.

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Elain van Rijn, Adviseur Werving & Selectie.

Bij voldoende aanmeldingen kan de vacature voortijdig worden gesloten.