Het verschil maken voor kwetsbare Rotterdammers; jij zorgt dat het operationele team achter de schermen vlekkeloos draait.
Als managementassistent word je onderdeel van het team Detentie & Re-integratie. Dit team hoort bij de afdeling PSZ, binnen de directie Publieke Gezondheid, Welzijn en Zorg. Het team zet zich dagelijks in voor de gemeentelijke nazorg na detentie en coördineert trajecten op belangrijke leefgebieden zoals huisvesting, inkomen, werk, zorg en het regelen van een identiteitsbewijs.

Er gebeurt overigens méér dan alleen de uitvoering. Het team richt zich ook op coördinatie, beleidsvoorbereiding en ketenregie binnen het nazorgtraject. Dankzij een sterke expertiserol levert het team een belangrijke bijdrage aan diverse veiligheidsinitiatieven in de stad. Hierbij is er specifieke aandacht voor verminderd zelfredzame delinquenten en hun succesvolle terugkeer in de Rotterdamse samenleving.

Jouw toekomstige team
Jij beheert de complexe agenda’s van de teammanager en teamleider via Outlook. Geen dag is hier hetzelfde, dus jij anticipeert snel op wijzigingen. Daarnaast plan en bereid je vergaderingen grondig voor. Tijdens deze overleggen noteer jij de belangrijkste besluiten en actiepunten nauwkeurig. Ook het bestellen van kantoorartikelen en het regelen van catering via Oracle pak jij proactief op. Je springt flexibel bij wanneer collega-assistenten afwezig zijn.

De top drie belangrijkste werkzaamheden:

• Beheren van de agenda's van de teammanager en teamleider via Outlook.
• Plannen, voorbereiden en accuraat notuleren van team- en managementvergaderingen.
• Organiseren van facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, catering en bestellingen via Oracle.

Je kunt jezelf omschrijven als iemand die:

Binnen deze dynamische omgeving met complexe doelgroepen is het belangrijk dat je stevig in je schoenen staat. Je werkt niet zelf met de doelgroep, maar zorgt achter de schermen dat het team optimaal kan functioneren: jij houdt overzicht, plant en organiseert. Je bent in staat nauwkeurig te werken, ook wanneer de prioriteiten gedurende de dag verschuiven. Omdat je werkt met privacygevoelige informatie, streef je naar een hoge mate van integriteit en verantwoordelijkheidsgevoel. Je communiceert helder, denkt proactief mee en toont initiatief om processen binnen het team soepel te laten verlopen.

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

• Je bent georganiseerd en houdt overzicht, ook bij een volle agenda en wisselende prioriteiten.
• Je schakelt gemakkelijk tussen operationele taken en meedenken op tactisch niveau.
• Je bent een verbinder: je weet wat er speelt in het team en signaleert waar ondersteuning nodig is.
• Je bent discreet en integer in de omgang met vertrouwelijke informatie.
• Je neemt initiatief en werkt oplossingsgericht, zonder dat alles tot in detail is voorgeschreven.

Verder breng je mee:

• Afgeronde mbo-4 werk- en denkniveau.
• Aantoonbare werkervaring in zowel 1-op-1 managementondersteuning als bredere teamondersteuning.
• Ervaring met agendabeheer, notuleren en het coördineren van overleggen en werkprocessen.
• Uitstekende vaardigheden met MS Office (Word, Excel en PowerPoint).
• Ervaring met het plaatsen en verwerken van bestellingen en Oracle systeem.

We bieden je?
Een afwisselende functie waarin je écht maatschappelijke impact maakt voor de stad Rotterdam. Je ontvangt een salaris dat past bij je ervaring en kwaliteiten, conform FSK schaal 7. Je gaat aan de slag voor 32 uur per week met als vaste werklocatie het World Port Center (WPC) aan de Wilhelminakade. Daarnaast profiteer je van de uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden van de Gemeente Rotterdam.

Enthousiast?
Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Dan kun je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Kemal Orhan, Teammanager te bereiken via tel 06-41549110.

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Elain van Rijn, Adviseur Werving & Selectie.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen. Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.