Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen, ben je de steunpilaar van de afdeling onderwijs.
-
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.


Jouw toekomstige team
Je toont initiatief en vindt het leuk om mee te denken over verschillende onderwerpen met als thema onderwijs. Als managementassistent ondersteun je, samen met twee andere managementassistenten, de afdeling Onderwijs (Afdelingshoofd en 6 teammanagers). Het team van managementassistenten vervangt elkaar onderling. In deze rol ondersteun jij meerdere managers. 

Jouw werkgebied voor deze vacature is het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.
Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Deze taken pak je op:

• Je bereidt het Afdelingshoofd voor op afspraken en vergaderingen, met stukken die gereed zijn en de juiste details van de afspraak (waar, met wie, onderwerp);
• Je verzorgt administratieve ondersteuning zoals telefoonbeantwoording, het maken van afspraken (met voldoende ruimte, reistijd, etc.), de postbehandeling en representatie bestellingen;
• Daarnaast verzorg je de correspondentie, presentaties en adresbestanden in opdracht van het afdelingshoofd en de teamleiders;
• Ook ben je speciaal belast met de verslaglegging van bijeenkomsten ten behoeve van de (afdelings) teams, sectorkamers en diverse overleggen binnen het onderwijsveld (met externe partners);
• Overige taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailings t.b.v. de afdeling (afdelings- en secretariaatsmailbox) en boeken van ruimtes of Teams-vergaderingen;
• Het bijdragen aan het organiseren van evenementen en nieuwsbrieven is een belangrijk onderdeel van het takenpakket;
• Daarnaast doe je binnen de speelruimte van het vakgebied onderwijs (verbeter) voorstellen aan het afdelingshoofd en de teammanagers.

Je kunt jezelf omschrijven als iemand die:
De Managementassistent die wij zoeken beschikt over MBO werk- en denkniveau en een aantal jaar werkervaring op het vakgebied. Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen van managers. Je houdt van aanpakken en kunt goed zelfstandig werken. Je hebt ervaring in het werken in een politiek en hectische omgeving.

En verder beschik, kun, ben en heb je:

• Een resultaatgerichte instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners;
• Aantoonbare ervaring met het werken met het MS Office pakket (Word, Outlook en Excel), Oracle en het Concerndashboard;
• Accuraat, je bent zeer nauwgezet, precies en zorgvuldig. Je wil kwaliteit afleveren en kijkt kritisch naar jouw werk;
• Vanzelfsprekend over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden;
• De spin in het web voor de afdeling m.b.t. secretariële zaken. Hiervoor onderhoud je contacten met de teams binnen afdeling Onderwijs en het onderwijsveld met scholen, schoolbersturen en sectorkamers;
• Flexibel en past je makkelijk aan. Je kunt je gemakkelijk aanpassen aan snel veranderende omstandigheden en voelt je dus als een vis in het water in een dynamische omgeving. Maar ook wat betreft het mogelijk in de toekomst veranderen van taken in je functie. Dit zie je meer als een uitdaging en een nieuwe kans, dan als een belemmering;
• Een proactieve houding en een representatieve instelling.  

We bieden je?
Een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring maximaal € 3.301,- (schaal 7) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.

• Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden.
• Een ABP-keuzepensioen.
• Reiskostenvergoeding, waarbij we reizen per openbaar vervoer stimuleren.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Een aantrekkelijk opleidingsprogramma.
• Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.

Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!



Enthousiast?
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Frans Bello, Interim manager, te bereiken via tel.: 06-53799420.

Reageren kan tot en met 8 augustus. Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.