Als directiesecretaris ben jij de rechterhand, vertrouwenspartner en sparringpartner van onze directeur Bestuurszaken. Jij bent de steun en toeverlaat die ambities op het gebied van organisatiecultuur, werkplezier en onderlinge verbinding vertaalt naar de dagelijkse praktijk. Met jouw scherpe blik en gevoel voor bestuurlijke én menselijke verhoudingen houd je de directeur een spiegel voor en durf je kritische vragen te stellen. Daarnaast bewaak je het overzicht binnen de directie, weet je exact wat er op de vloer leeft en zorg je als secretaris van het Managementteam (MT) dat afspraken niet alleen gemaakt, maar ook nagekomen worden.

Wat je concreet gaat doen:

• Kritisch sparringpartner zijn: Je adviseert de directeur gevraagd en ongevraagd, brengt vernieuwende perspectieven in en reflecteert op de werkcultuur en samenwerking binnen de directie.
• Cultuur en verbinding aanjagen: Je zet ambities rondom werkplezier en onderlinge betrokkenheid om in concrete initiatieven, ontmoetingsmomenten en directiebrede bijeenkomsten.
• MT-proces stroomlijnen: Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, agendering, verslaglegging en de actieve bewaking van besluiten en afspraken uit de MT-vergaderingen.
• Voortgang en overzicht bewaken: Je houdt zicht op directiebrede afspraken, signaleert knelpunten tijdig en helpt interne werkwijzen slimmer en effectiever in te richten.
• Verbinding maken: Je onderhoudt nauw contact met collega’s uit alle afdelingen, haalt op wat er leeft en enthousiasmeert teams om actief mee te bouwen aan de organisatie.

Jij krijgt energie van de dynamiek dicht bij de leiding, maar steekt net zo lief zelf de handen uit de mouwen. In een werkomgeving waar veel tegelijk gebeurt, bewaar jij de rust en breng je structuur aan. Je bent een geboren netwerker die gemakkelijk op collega's afstapt en voelt feilloos aan wanneer je moet doorvragen, luisteren of meteen moet handelen. Je beschikt over een gezonde dosis organisatiesensitiviteit en een oprechte nieuwsgierigheid. Met jouw constructief-kritische houding durf je de vinger op de zere plek te leggen, terwijl je met jouw enthousiasme en benaderbaarheid mensen moeiteloos mee te krijgen in verandering.

Wat jij meebrengt:

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende, advisereerde of coördinerende rol (bijvoorbeeld als directiesecretaris, bestuursadviseur of projectsecretaris).
• Aantoonbare ervaring met of uitstekend gevoel voor werken in een politiek-bestuurlijke en complexe netwerkorganisatie.
• Ruime ervaring met het voorbereiden en stroomlijnen van complexe overlegstructuren (zoals MT-vergaderingen) en bewaking van besluitvorming.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.

De directie Bestuurszaken bevindt zich in het dynamische hart van de gemeentelijke organisatie. Met ruim 200 bevlogen collega’s staan we voor hoogwaardige advisering en ondersteuning van het gemeentebestuur. Onze werkzaamheden zijn enorm divers: van strategische advisering, public affairs en internationale betrekkingen tot representatie, protocol en gastheerschap in ons iconische stadhuis. Wij verbinden mensen, belangen en maatschappelijke vraagstukken – binnen én buiten de organisatie.

Bij Bestuurszaken werken we op een plek waar de politieke druk hoog kan zijn en snel geschakeld moet worden. Juist daarom staat bij ons de mens centraal. We bouwen elke dag aan een werkomgeving waarin we écht aandacht hebben voor elkaar, samen succes vieren en met veel plezier het beste voor Rotterdam realiseren.

Let op: bij voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder worden gesloten.

Je kunt je sollicitatie richten en je inhoudelijke vragen stellen aan Abdel Tahraoui, Teamleider, te bereiken via tel. 06-30456407.

Heb je vragen over de selectieprocedure neem dan contact op met Elain van Rijn, Adviseur & Werving en Selectie.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen. Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.