Rotterdam heeft grote ambities voor de stad. Jij bent de vertrouwenspartner van de directeur die ervoor zorgt dat het achter de schermen klopt — scherp, tijdig en met gevoel voor verhoudingen.

Als directiesecretaris ben je de rechterhand en vertrouwenspersoon van de directeur. Je ondersteunt hem of haar bij het vervullen van de taken en verantwoordelijkheden, en werkt nauw samen om de portefeuille effectief te beheren. Deze vacature gaat in principe over de positie naast de directeur PMenE. maar een wisseling van portefeuilles behoort tot de mogelijkheden.
Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces, in een politiek-bestuurlijke omgeving en een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat processen achter de schermen goed moeten lopen. Je kent de formele en informele procedures en weet welke mensen daarvoor relevant zijn. Van nature schakel je snel: het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.
Je bent daarbij zichtbaar en aanspreekbaar voor de afdeling(en) en, afhankelijk van je portefeuille, ook voor (het team van) de wethouder. Mensen weten wat zij aan jou hebben: een behulpzame partner die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaven neerlegt waar ze thuishoren. Je draagt eraan bij dat er werkafspraken zijn die de boel goed laten lopen en die jou helpen jouw rol te pakken.
Tot slot help je mee om van DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken (te houden!). Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.
Wat ga je concreet doen?

• Je adviseert en toetst stukken voor directie en bestuur op samenhang en politiek-bestuurlijke aspecten, met oog voor het vervolg — zowel qua kwaliteit als qua planning.
• Je bent een kritische vriend voor 'jouw' directeur en voorziet hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies.
• Je zorgt voor een goed en effectief lopend directie-overleg, legt afspraken vast en zorgt dat mensen weten wat er moet gebeuren.
• Je ondersteunt het MT PMenE en denkt mee over de voorbereiding en agendering.
• Je bent voor 'jouw' directie de spil in de processen rondom piekmomenten zoals de voorjaarsretraite, voorjaarsnota en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille(s).
• Je hebt een rol in de voorbereiding van externe momenten voor jouw directeur. Samen zorgen jullie voor presentaties die aansluiten bij het verhaal van Stadsontwikkeling, de actualiteit en de doelgroep.
• Je onderzoekt, analyseert, structureert en signaleert afwijkingen, knelpunten, kansen en bedreigingen in het werk van de directie en afdeling, en brengt daarover advies uit. Je denkt actief mee hoe we het werk effectiever en efficiënter kunnen organiseren, zonder dat er gaten vallen in de dienstverlening aan directie en bestuur.
• Je bent rolbewust en weet collega's te activeren en te motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken.

Om te beginnen moet je het leuk vinden om dingen te regelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze, terwijl iedere week net weer (of heel erg) anders loopt dan je van tevoren had bedacht. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig werken als in samenwerken, en zichzelf constant bijstuurt op basis van nieuwe informatie zonder de kluts kwijt te raken. Verder herken je jezelf hierin:

• Je hebt hart voor de stad Rotterdam en affiniteit met organisatieontwikkeling en politiek-bestuurlijke processen.
• Je hebt een afgeronde opleiding op WO-niveau.
• Je hebt bij voorkeur 3 tot 5 jaar relevante werkervaring.
• Je analyseert scherp en snel, en adviseert glashelder.
• Je schakelt snel in een dynamische omgeving, scheidt hoofd- van bijzaken, prioriteert scherp en stelt grenzen.
• Relatie- en verwachtingsmanagement is je tweede natuur en je spreekt collega's daarop aan.
• Een grote werkvoorraad en wekelijkse deadlines schrikken je niet af; je bent ook secuur en initiatiefrijk als je géén druk ervaart.
• Je bent stressbestendig, brengt rust en kunt relativeren.
• Je werkt niet alleen hard, maar vooral slim.
• Je hebt brede affiniteit met alle onderwerpen van Stadsontwikkeling.

DBO coördineert de bestuurlijke besluitvorming rondom de werkzaamheden van Stadsontwikkeling en is daarnaast steeds nadrukkelijker adviseur op het gebied van bestuurlijke strategie, bestuurlijke processen en informatievoorziening — zowel tussen het Stadhuis en SO als binnen SO zelf.
Binnen SO functioneert DBO als een echte stafafdeling: in alles verbonden met de organisatie en het bestuur. Naast de directiesecretarissen maken ook de directiesecretaresses van de directeuren deel uit van de afdeling. Verder heeft DBO een rol op het gebied van bedrijfsvoering en organisatie brede onderwerpen zoals privacy, integriteit en demand management richting de BCO-onderdelen. De sfeer in het team is informeel en gezellig, en tegelijk hardwerkend, resultaat- en oplossingsgericht.
 

Klaar om impact te maken op Rotterdam? Solliciteer dan nu!

Wil je meer inhoudelijke informatie over de functie? Neem dan contact op met Arend-Jan van Binsbergen, Teamleider, via 06 41 15 60 62.