Als Directiesecretaresse van de directeur Economie en Duurzaamheid blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s uit het team directiesecretaresses en managementassistente, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Jij vindt het een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur.  Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer. Je werkt nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistente en met de directiesecretarissen en -adviseur van de directeur. 

Wat je concreet gaat doen? 

• Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Eventueel behoort het notuleren van overleggen ook tot de mogelijkheden; 
• Je bereidt het wekelijkse agendaoverleg met de directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de (concern)directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen om de agenda werkbaar te houden; 
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de (concern)directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur. 
• Naast deze vaste en bijkomende (in het verlengde van de ondersteuning van de (concern)directeur) werkzaamheden vervang je in het team ook een collega wanneer deze roostervrij is of collega’s die voor een langere periode afwezig zijn met verlof. 

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, bent precies, planmatig, communicatief en taalvaardig, flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust, kan goed samenwerken en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente zoals IBABS en DIVA snel eigen ook om de mogelijkheden die dit digitaal biedt optimaal te benutten. 
 
Wat je ook meeneemt 

• HBO Werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie 
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; 
• Je hebt uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken; 
• Je hebt een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt; 
• Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken; 
• Kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams, Microsoft Planner; 
• Je bent 34-36 uur beschikbaar. 

• Je hebt kennis van en ervaring met DIVA, Planon, Oracle EBS en ibabs