De directie Maatschappelijke Zorg (MZJ) wordt aangestuurd door de directeur MZJ en omvat 1 uitvoerende afdeling, 2 beleidsafdelingen en 1 uitvoerend team. De directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp stuurt de afdelingen Participatie & Stedelijke Zorg, Zorg en Bescherming en Ondersteuning en Hulp aan en ook het team Uitvoeringsorganisatie Jeugdhulp Rotterdam Rijnmond. Om alle taken goed uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat de directeur goed ondersteund wordt door een sterk team professionals. Als Directiesecretaresse ga jij daar een belangrijke rol in vervullen. We zijn op dit moment op zoek naar aanvulling op ons team voor 24 uur per week (woensdag t/m vrijdag).

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugd (MZJ). Je blinkt uit in digitale vaardigheden en in het zowel samen- als zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s.

Je werkt in een team nauw samen met de directeur, directiesecretarissen en de (vaste) secretaresse van de directeur. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur. Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een directie als MZJ. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.

Wat zijn zoal je taken:

• Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Voorselecteren en prioriteren van informatie (notities, e-mails en afspraken) voor de directeur en het zorgdragen voor tijdige aanwezigheid en compleetheid van stukken voor uiteenlopende overleggen en besprekingen.
• Je bereidt het agendaoverleg met de directeur voor en je (mede-)organiseert ook retraites en andere bijeenkomsten. Je bereidt de agendastukken voor in one drive. Je hebt en houdt overzicht en bedenkt proactief oplossingen bedacht voor mogelijke knelpunten in de agenda.
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Je vraagt inkooporders en/of kleine bestellingen aan.

Kortom jij bent dé secretariële, organisatorische, digitale, administratieve en facilitaire duizendpoot van de directeur.

Omdat dit een duo-functie is, zijn we op zoek naar iemand voor de woensdag, donderdag én de vrijdag (24 uur).

Kom jij onze Directeur ondersteunen en samen met haar onderzoeken hoe je deze rol optimaal kunt invullen? Ben jij onze nieuwe topsecretaresse? Dan heb je HBO werk- en denkniveau en in ieder geval een opleiding afgerond op MBO4-niveau, richting Directiesecretaresse/Managementassistente.

Je hebt enige jaren ervaring met het werken voor een directeur of bestuurder en het is zeer welkom als je ervaring hebt in een politieke en bestuurlijke omgeving.

Voor complex agendabeheer draai jij je hand niet om en met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je bent precies, planmatig, communicatief en taalvaardig. Je bent flexibel, resultaatgericht en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office-pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen.

Last but not least, je bent beschikbaar op woensdag, donderdag én vrijdag.

Wij bieden jou een zelfstandige zeer dynamische functie binnen een werkomgeving met veel ruimte voor eigen invulling en het oppakken van verantwoordelijkheden. Het is een politiek bestuurlijke omgeving waar veel gebeurt en waar hard en met bezieling wordt gewerkt. Afhankelijk van je opleiding en ervaring bedraagt je salaris maximaal € 4.556,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.

-

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Maja Cardzic, Teammanager, te bereiken via tel. 06-41550115. 
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Geert Jansen, Adviseur Werving en Selectie.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.