In het Rotterdamse stadhuis komen bestuur, bewoners, organisaties en bezoekers samen. Als Coördinator Gastheerschap zorg jij ervoor dat iedereen zich welkom voelt en dat de dienstverlening achter de schermen soepel verloopt. Met jouw gevoel voor hospitality, proactieve houding en organisatorische stevigheid creëer je mogelijkheden voor collega’s, bestuurders en bezoekers. Samen zorgen we voor een gastvrije en professionele ontvangst die past bij een stad die vooruitdenkt.

Jouw rol
Binnen de afdeling Externe Betrekkingen & Stadhuis ben jij een belangrijke schakel in het team Gastheerschap. Je bent medeverantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van een team van 24 medewerkers en zorgt ervoor dat de dienstverlening in het stadhuis op hoog niveau blijft. Als coördinator ben je zichtbaar aanwezig op de werkvloer, houd je overzicht en weet je snel te schakelen wanneer omstandigheden veranderen. Je bent een doorpakker die inspelen op onverwachte situaties combineert met een oplossingsgerichte aanpak. Vanuit de frontoffice ben jij een belangrijk aanspreekpunt; veel vragen komen via jou binnen en jij zorgt ervoor dat deze op de juiste plek terechtkomen. Daarnaast draag je bij aan de ontwikkeling van het team en adviseer je over verbeteringen in de dienstverlening.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het coördineren en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden, hands on mentaliteit en personeelsinzet van het team Gastheerschap.
• Het beheren en controleren van administratieve processen, zoals ziekteverzuim, verlof, roosters en urenregistratie.
• Het coachen en begeleiden van medewerkers, met aandacht voor ontwikkeling, prestaties, veilig werken volgens de ARBO norm en werkplezier.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders, waaronder het college van B&W, de griffie en leveranciers.
• Het vervangen van de Teamleider Gastheerschap bij afwezigheid, inclusief verantwoordelijkheid voor personeelsbezetting en verzuimbegeleiding.

Je hebt gevoel voor hospitality en begrijpt wat nodig is om bezoekers, bestuurders en collega’s een professionele en gastvrije ervaring te bieden. Je bent proactief, communicatief sterk en beschikt over de stevigheid die nodig is om medewerkers aan te spreken, prioriteiten te stellen en beslissingen te nemen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen, houdt overzicht tijdens piekmomenten en weet effectief in te spelen op onverwachte situaties. Daarbij ben je een coachende collega die verbinding maakt en gericht is op samenwerking en resultaat.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Afgeronde mbo+ opleiding of aantoonbare hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld richting management, horeca of facilitaire dienstverlening, en een BHV-certificaat of de bereidheid dit te behalen.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een coördinerende functie, bij voorkeur binnen gastheerschap, hospitality, horeca of dienstverlening.
• Ervaring met het coachen en begeleiden van medewerkers.
• Ervaring met administratieve processen, zoals ziekteverzuimbeheer, roosterplanning en urenregistratie.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en weet de juiste boodschap over te brengen aan verschillende belanghebbenden.
• Bereidheid om in wisselende diensten te werken tussen 07.30 uur en 24.00 uur, inclusief avonden en weekenden wanneer de planning of evenementen daarom vragen.

Je gaat werken bij de afdeling Externe Betrekkingen en Stadhuis. Binnen de afdeling is het team Gastheerschap medeverantwoordelijk voor alle bezoekers die het gemeentebestuur en het college in het stadhuiscomplex ontvangen. Als afdeling verbinden we het College en de gemeentelijke organisatie met bewoners, bedrijven en instellingen in de stad. We richten onze blik steeds op de stad en op de Rotterdammer.

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan de teamleider Gastheerschap, Cees Montfrooij. Zijn telefoonnummer is 06-12978287.

Wil jij de spil zijn in de uitvoering van het gastheerschap binnen het Rotterdamse stadhuis en bijdragen aan de professionele en representatieve uitstraling van het gemeentebestuur? Stuur dan je sollicitatie.

Een niet alledaagse functie vraagt om een niet alledaagse wijze van solliciteren!

Denk jij dat jij geknipt bent voor deze functie? Stuur dan je cv en motivatiebrief. Wij stellen het zeer op prijs dat je een persoonlijke videoboodschap van maximaal 3 minuten stuurt waarin je jezelf kort voorstelt en waarin je laat blijken wat excellente dienstverlening voor jou betekent!

Het betreft een functie met een jaarcontract met de mogelijkheid van een verlenging en/of vast dienstverband.

Een contract voor 36 uur per week in schaal 8. Een aanloopschaal in schaal 7 behoort tot de mogelijkheden.

De sollicitatieprocedure bestaat uit een voorselectie, 2 gesprekken exclusief arbeidsvoorwaarden gesprek. Het maken van een opdracht/casus kan deel uitmaken van de procedure.

Bij voldoende reacties gaat de vacature offline.

Wij streven ernaar een inclusieve werkplek te zijn en moedigen sollicitaties aan van mensen van verschillende achtergronden.