Je bent een aanjager en een coördinator, jij zorgt voor structuur en houdt overzicht in hectische situaties
Met ongeveer 225 collega’s, verdeeld over vijf uitvoerende teams en een stafteam, zetten we ons in voor de meest kwetsbare Rotterdammers vanaf 17,5 jaar. Onze teams voeren diverse taken uit vanuit de Wmo, Participatiewet, Wet publieke gezondheid en enkele kleinere wetten. Samen met hen en andere professionals werken we aan eigen woonruimte, inkomen en meedoen in de stad.

Als dé deskundige op het gebied van complexe hulpverlening bieden we stresssensitieve dienstverlening die maximaal rekening houdt met de mogelijkheden van onze doelgroep. P&SZ is een lerende organisatie die opgavegericht werkt en nauw samenwerkt met ketenpartners binnen én buiten de gemeente Rotterdam.

Jouw toekomstige team
Als afdelingssecretaris ben jij de spil van de afdeling Participatie & Stedelijke Zorg (P&SZ) en ondersteun je vooral de afdelingshoofden. Binnen het team Staf & Ondersteuning zorg je samen met een managementassistent en vijf stafmedewerkers (op het gebied van HR, financiën, informatiemanagement, privacy en kwaliteit) voor een optimale bedrijfsvoering en hoogwaardige advisering. Jij brengt structuur, transparantie en overzicht in hectische situaties.

In deze functie draag je zorg voor de backoffice en help je het MT bij afdelingsbrede samenwerking. Je coördineert complexe en geëscaleerde casuïstiek en adviseert hierin het afdelingshoofd of de betrokken teammanager. Ook behandel en coördineer je klachten en publieksreacties. Je haalt de benodigde input op, zorgt voor een tijdige afhandeling en neemt waar nodig direct contact op met de cliënt.

Jouw belangrijkste werkzaamheden op een rij:

•    MT- en sturingsondersteuning: Je bereidt wekelijks het afdelings-MT voor, stelt de agenda op, bewaakt de kwaliteit van stukken en borgt de verslaglegging en opvolging van besluiten. Daarnaast ben je secretaris van twee sturingsoverleggen voor de ketenmanager. 
•    Planning en monitoren: Je stelt het jaarplan op, organiseert tertiale voortgangssessies voor team- en afdelingsdoelen en ontzorgt het afdelingshoofd samen met de managementassistent door proactief agendabeheer. 
•    Advies en contractbeheer: Je zoekt gevraagd en ongevraagd zaken uit voor advies aan afdelingshoofden en teammanagers, bent contractbeheerder voor 2 contracten in het team Bijzondere taken, bereidt werkbezoeken voor en neemt deel aan het bouwteam Wmo-organisatieontwikkeling. 

Je kunt jezelf omschrijven als iemand die:
Je kunt inzichtelijk en helder communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt een sterk inlevingsvermogen voor kwetsbare Rotterdammers. Je bent in staat om rust en overzicht te bewaren in een hectische omgeving en kunt uitstekend omgaan met politieke en bestuurlijke verhoudingen. Je bent zichtbaar, benaderbaar en een echte aanjager die mensen tot actie weet aan te zetten. Met een kritische en proactieve blik controleer je notities en verslagen grondig, waarbij je steeds net een stapje verder denkt en leg je snel verbindingen met andere thema’s. 

Wat we van je vragen:
•    Je beschikt over een afgeronde hbo- of wo-opleiding.
•    Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring met bedrijfsvoering binnen een gemeentelijke organisatie. 
•    Je hebt brede kennis van de gemeentelijke organisatie. 
•    Je beschikt over een breed netwerk binnen het sociaal domein. 

We bieden je?
Je ontvangt een salaris dat past bij je ervaring, je kwaliteiten en de rol die je gaat vervullen. Met een maximum van € 6.422,- bruto (schaal 11) per maand bij een 36-urige werkweek.
En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.:

• Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden.
• Een ABP-keuzepensioen.
• Reiskostenvergoeding, waarbij we reizen per openbaar vervoer stimuleren.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Een aantrekkelijk opleidingsprogramma.
• Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.

Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!

Enthousiast?
Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Dan kun je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Kemal Orhan, Teammanager, te bereiken via tel 06-41549110.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.