Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor bestuurlijke processen?
De afdeling
Je komt binnen afdeling BWT te werken bij team Bedrijfsvoering en Ondersteuning. Dit team biedt op het gebied van bedrijfsvoering ondersteuning aan andere BWT-teams. Denk hierbij aan financiën, subsidies, data- en informatiemanagement, secretariaat en het klantcontactcentrum.
De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt.

Jouw toekomstige team
Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor bestuurlijke processen? Wil jij als afdelingssecretaris een belangrijke ondersteunende rol spelen in besluitvorming en bedrijfsvoering? Kun jij organiseren, coördineren, deadlines bewaken en zorgen dat management- en bestuurlijke documenten in perfecte vorm worden aangeboden? Dan is deze rol wellicht iets voor jou!

Als afdelingssecretaris ondersteun je de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) op het gebied van bedrijfsvoering, bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening. Jij zorgt dat management- en bestuurlijke stukken tijdig, volledig en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Je organiseert en notuleert MT-vergaderingen, bewaakt acties en deadlines en houdt overzicht over lopende processen en (bestuurlijke) stukkenstromen.
In je rol werk je samen met het afdelingshoofd, het managementteam (MT) en (strategisch) adviseurs. Je ondersteunt bij de voorbereiding van MT-overleggen, de afhandeling van bestuurlijke uitvragen en het stroomlijnen van informatie. Je denkt actief mee over wat prioriteit verdient, adviseert gevraagd én ongevraagd en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je krijgt hierin ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven.
Je bent goed in het schrijven van stukken en taalvaardig: je stelt adviezen op, redigeert conceptteksten en bewaakt de inhoudelijke en formele kwaliteit van stukken die naar het bestuur gaan. Je werkt nauwkeurig en met gevoel voor de bestuurlijke context.
Daarnaast ondersteun je bij de afhandeling van publieksreacties, met speciale aandacht voor klachten. Je houdt hierin het overzicht en bewaakt een zorgvuldige afhandeling.
Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus, vraagt actief informatie op en houdt collega’s scherp wanneer deadlines naderen. Je denkt mee met vraagstukken en ondersteunt waar nodig.
Verder kunnen er ook weleens vragen voor BWT zijn waarbij jij als afdelingssecretaris een ondersteunende, coördinerende of adviserende rol speelt.

Jouw taken op een rij:

• Voorbereiden en notuleren van MT-overleggen en het bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Coördineren, verzamelen en bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom, MT-vraagstukken en bijbehorende deadlines;
• Toetsen van stukken op inhoudelijke en formele kwaliteit en het (mee)schrijven en redigeren van adviezen;
• Beheren van publieksreacties en verantwoordelijk zijn voor de tijdige en zorgvuldige afhandeling van klachten, inclusief eindredactie;
• Fungeren als aanspreekpunt voor vraagstukken en concernbrede afstemming en hierin ondersteunen waar nodig.

Je gaat samenwerken met een andere afdelingssecretaris. In overleg worden taken verdeeld en je bent achtervang bij afwezigheid.


Je kunt jezelf omschrijven als iemand die:
Je bent een stevige organisator die overzicht houdt, schakelt tussen details en hoofdlijnen en effectief samenwerkt met verschillende collega’s en niveaus binnen de organisatie. Je bent kritisch waar nodig, zorgvuldig in je werk en laat je niet snel uit het veld slaan. Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden en weet complexe informatie helder, bondig en overtuigend te verwoorden. Tegelijkertijd durf je kritisch te zijn, stel je vragen waar nodig en draag je actief bij aan de kwaliteit van de besluitvorming binnen de afdeling. Je bent digitaal vaardig en hebt applicaties snel onder de knie.

De belangrijkste competenties voor deze functie zijn:

• Organisatievermogen: je houdt overzicht, plant realistisch, werkt samen en stemt effectief af;
• Communicatieve vaardigheden: je schrijft helder, luistert goed en past je boodschap aan je doelgroep aan;
• Zorgvuldigheid: je werkt nauwkeurig, analytisch en toetst documenten op kwaliteit en consistentie;
• Proactief handelen: je wacht niet af, maar onderneemt zelf actie waar nodig;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: je hebt gevoel voor context, belangen en verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wat vragen we van jou?

• Minimaal een afgeronde relevante hbo-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Managementsupport of vergelijkbaar);
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende functie;
• Aantoonbare ervaring met het werken binnen een bestuurlijke of complexe organisatie

We bieden je?
Je ontvangt een salaris dat past bij je ervaring, je kwaliteiten en de rol die je gaat vervullen. Met een maximum van € 6.422,- bruto (schaal 11) per maand bij een 36-urige werkweek.
En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.:

• Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden.
• Een ABP-keuzepensioen.
• Reiskostenvergoeding, waarbij we reizen per openbaar vervoer stimuleren.
• Uitstekende verlofregelingen.
• Een aantrekkelijk opleidingsprogramma.
• Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.

Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!

Enthousiast?
Je kunt je sollicitatie richten aan Kyra de Bus-Knipscheer. Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Kyra via 06-51762408 of George Rensen via 06-28284236.

Reacties na de sluitingsdatum worden niet in behandeling genomen.

Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Referenties kunnen tijdens de selectieprocedure worden opgevraagd.