Jouw rol

Als afdelingssecretaris ondersteun je afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) op het gebied van bedrijfsvoering, bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening. Jij zorgt dat management- en bestuurlijke stukken tijdig, volledig en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Je organiseert en notuleert MT-vergaderingen, bewaakt acties en deadlines, en houdt overzicht over lopende processen en (bestuurlijke) stukkenstromen.

In je rol werk je nauw samen met het afdelingshoofd, managementteam en (strategisch) adviseurs. Je ondersteunt bij de voorbereiding van overleggen, de afhandeling van bestuurlijke uitvragen en het stroomlijnen van informatie. Je denkt actief mee over wat prioriteit verdient, adviseert gevraagd én ongevraagd, en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je krijgt hierin veel ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven.
Je bent goed in het schrijven van stukken en bent taalvaardig: je stelt adviezen op, redigeert conceptteksten en bewaakt de inhoudelijke en formele kwaliteit van stukken die naar het bestuur gaan. Je werkt hierin nauwkeurig en met gevoel voor de bestuurlijke context.

Daarnaast ondersteun je bij de afhandeling van publieksreacties, met speciale aandacht voor klachten. Je houdt hier het overzicht en bewaakt de zorgvuldige afhandeling.
Hoewel je geen lid bent van het MT, werk je er nauw mee samen en ondersteun je hen bij een soepele uitvoering van hun taken. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus, vraagt actief informatie op en houdt collega’s scherp wanneer deadlines naderen.
Jouw taken op een rij:

• Voorbereiden en notuleren van MT-overleggen; bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Coördineren, verzamelen en bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom, MT-vraagstukken en bijbehorende deadlines;
• Toetsen van stukken op inhoudelijke en formele kwaliteit; (mede)schrijven en redigeren van adviezen;
• Beheren van publieksreacties; verantwoordelijk voor de tijdige en zorgvuldige afhandeling van klachten, inclusief eindredactie;
• Fungeren als aanspreekpunt binnen de afdeling en daarbuiten voor vraagstukken en concernbrede afstemming.

De afdeling
De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt.
Veel collega’s van de gemeente zijn bezig met de stad van de toekomst: welke nieuwe torens komen er over 10, 20 of 30 jaar? Wij niet. Wij zijn bezig met de mooie stad die er nu staat én met de stad van de toekomst. In elk opzicht dus. Ons doel is een aantrekkelijke en veilige stad nu en straks. Een stad met een hoge bouwkundige en ruimtelijke kwaliteit, waar gebouwen en de openbare ruimte duurzaam en flexibel kunnen worden gebruikt! De afdeling BWT is divers. Juristen, inspecteurs, ingenieurs, bouwkundigen, toezichthouders, etc.  Onze mensen staan aan de frontlinie, maar werken net zo hard achter de schermen. Kortom: wij zijn van heel veel en doen nog meer.
De afdeling BWT stelt de klant centraal in de werkprocessen van de afdeling. Zo vinden wij het belangrijk dat "elke Rotterdammer blij met ons is". Het accent in werkzaamheden is daarom verlegd van het toetsen en controleren na ontvangst van de aanvraag naar het leveren van advies op de inhoud en het proces voordat een aanvraag is ingediend. Het primaire proces van Stadsontwikkeling begint bij ons, bij BWT. De afdeling werkt volledig digitaal. Ten slotte adviseert BWT het bestuur en zorgt voor tijdige en efficiënte besluitvorming en uitvoering. Onze ambitie is de beste Bouw- en Woningtoezicht afdeling van Nederland te worden. Op dit moment werken er bij onze afdeling meer dan 250 medewerkers.