Jouw rol

Als secretaris zorg je voor ordening, transparantie, rust en overzicht. Je zorgt ervoor dat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt. Hiervoor leg je afspraken goed vast, maak je en deel je planningen, breng je collega’s bij hoe ze hun stukken tijdig en met de benodigde kwaliteit kunnen aanleveren. Je hebt aan een half woord genoeg, maar vraagt ook om verduidelijking wanneer nodig.

Samen met het secretariaat, de directiesecretaris en adviseur ondersteun je de directeur Economie en Duurzaamheid, maar daarnaast kun je ook op andere portefeuilles binnen Stadsontwikkeling ingezet worden. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als secretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken (te houden!). Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

Oke! Maar wat ga je dan concreet doen? De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:
 

• Samen met het team rondom de directeur heb je een wekelijks agenda-overleg. Je zorgt dat acties die hieruit volgen bij de juiste collega’s terechtkomen en op tijd terug komen bij je directeur.
• Je bent de secretaris van een wekelijks MT
• Je organiseert regelmatig werkbezoeken voor een MT en zorgt dat de voorbereiding daarvan op orde is
• Je bent de secretaris van een tweewekelijkse staf bij de wethouder. Je houdt de planning en voorraadagenda in de gaten, verzamelt de stukken en notuleert.
• Je bent verantwoordelijk voor het uitvragen van de voorbereidingen van afspraken en werkbezoeken van een wethouder
• Je bent flexibel inzetbaar als secretaris voor bedrijfsvoeringsportefeuilles of andere intern overleggen.

De afdeling directie- en bestuursondersteuning (DBO) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SO, bedrijfsvoering en informatievoorziening. In alles is de afdeling –als spin in het web– verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. Je vormt een team met de andere (directie-)secretarissen en -adviseurs en directiesecretaresses. Binnen de afdeling zijn er mogelijkheden om je te ontwikkelen en door te groeien. Collega’s zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht. Uiteraard nemen we de tijd om nieuwe collega’s op weg te helpen zodat je snel je plek gevonden hebt in het team.