Jouw rol

Als managementassistent ben jij de steun en toeverlaat van de afdelingsmanager Handhaving. Je houdt niet alleen de agenda van de afdelingsmanager bij, maar je beheert de voortgang van de hele dag.

Je begint je dag vaak met het doornemen van de mailbox en agenda: wat is urgent, wat schuift door, wat vraagt actie? Jij bepaalt de juiste volgorde en zorgt dat het management nergens op achterloopt. Je plant afspraken, regelt overleggen en zorgt dat alle benodigde stukken op tijd binnen zijn. Tijdens MT-overleggen neem jij de notulen, maar ook de regie: je bewaakt de actiepunten en zorgt dat besluiten niet blijven hangen, maar uitgevoerd worden.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, ketenpartners en externe relaties. Of het nu gaat om een vraag, een verzoek of een spoedklus: jij weet waar het hoort en hoe het opgelost wordt. Je schakelt soepel tussen verschillende niveaus in de organisatie en weet wanneer je zelf beslissingen kunt nemen en wanneer je moet doorpakken richting het management.

Naast de dagelijkse ondersteuning heb je ook een scherp oog voor verbetering. Zie je dat een administratief proces omslachtig is? Dan kom jij met een slimmere werkwijze. Jij wacht niet tot iets stukloopt – je voorkomt het liever. Of het nu gaat om uniforme werkwijzen tussen managementassistenten, het verbeteren van vergaderprocessen of het stroomlijnen van interne communicatie: jij denkt vooruit, pakt aan en maakt het beter.

Ook op facilitair en organisatorisch vlak ben je van grote waarde. Je zorgt dat vergaderruimtes op orde zijn, dat alles klaarstaat voor bijeenkomsten en dat inkoop en administratie soepel verlopen. Je bent betrokken bij het regelen van voorzieningen, bestellingen en de kleine, maar essentiële zaken die maken dat een afdeling goed kan functioneren.

Kortom: jij bent het organisatorisch geweten van de afdeling. Met overzicht, flexibiliteit en een gezonde dosis Rotterdamse nuchterheid zorg jij ervoor dat het management zich kan richten op hun werk, omdat ze weten: jij hebt het geregeld.