Managementassistent Bouw- en Woningtoezicht
Jouw rol
Afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zoekt een gedreven managementassistent om ons team te versterken! Ben jij een managementassistent met passie voor ondersteuning in een dynamische omgeving? Wil jij een belangrijke rol spelen in het ondersteunen en ontzorgen van teamleiders en medewerkers binnen een politiek-bestuurlijke omgeving? Dan is deze functie wellicht iets voor jou!Jouw functie
Als managementassistent ondersteun je teamleiders met het beheren van complexe agenda’s in een politiek-bestuurlijke omgeving. Daarnaast bied je ondersteuning aan medewerkers en teams.
Je taken bestaan onder andere uit:
- (Complex) agendabeheer;
- Beheren en verwerken van e-mails;
- Beheren en afhandelen van berichten in de algemene secretariaatsmailbox;
- Plannen van afspraken, reserveren van vergaderruimtes en aanmelden van bezoekers;
- Voorbereiden en (digitaal) organiseren van (complexe) overleggen en bijeenkomsten;
- Afhandelen van telefoonverkeer;
- Postverwerking;
- Facilitaire werkzaamheden;
- Plaatsen van bestellingen (zoals bloemen en geschenken);
- Voorraadbeheer (persoonlijke beschermingsmiddelen, werkkleding, werkapparatuur, etc.);
- Ondersteuning van HR-werkzaamheden;
- Archiefbeheer;
- Notuleren van vergaderingen;
- Optimaliseren van werkprocessen binnen het secretariaat en het opstellen/bijhouden van handboeken, registratieoverzichten, checklists, etc.;
- Overige secretariaatswerkzaamheden.
De afdeling
De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt.
Veel collega’s van de gemeente zijn bezig met de stad van de toekomst: welke nieuwe torens komen er over 10, 20 of 30 jaar? Wij niet. Wij zijn bezig met de mooie stad die er nu staat én met de stad van de toekomst. In elk opzicht dus. Ons doel is een aantrekkelijke en veilige stad nu en straks. Een stad met een hoge bouwkundige en ruimtelijke kwaliteit, waar gebouwen en de openbare ruimte duurzaam en flexibel kunnen worden gebruikt! De afdeling BWT is divers: inspecteurs, ingenieurs, bouwkundigen, toezichthouders, juristen etc. Onze mensen staan aan de frontlinie, maar werken net zo hard achter de schermen. Kortom: wij zijn van heel veel en doen nog meer.
De afdeling BWT stelt de klant centraal in de werkprocessen van de afdeling. Zo vinden wij het belangrijk dat "elke Rotterdammer blij met ons is". Het accent in werkzaamheden is daarom verlegd van het toetsen en controleren na ontvangst van de aanvraag naar het leveren van advies op de inhoud en het proces voordat een aanvraag is ingediend. Het primaire proces van Stadsontwikkeling begint bij ons, bij BWT. De afdeling werkt volledig digitaal. Ten slotte adviseert BWT het bestuur en zorgt voor tijdige en efficiënte besluitvorming en uitvoering. Onze ambitie is de beste Bouw- en Woningtoezicht afdeling van Nederland te worden. Op dit moment werken er bij onze afdeling meer dan 300 medewerkers.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
17,05% keuzebudget
Werk thuis of op een locatie
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Dienstverband
OV-mobiliteitskaart
Opleidingen & trainingen
Goede ABP Pensioenregeling
Jouw profiel
Wat we van jou verwachtenJe voert je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit. Je bent zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig en beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit, passend bij een publieke werkomgeving. Daarnaast neem je een proactieve en ondernemende houding aan.
Je kunt goed onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken, schakelt snel, stelt prioriteiten en neemt zelfstandig beslissingen. Hoewel je werkzaamheden voornamelijk uitvoerend van aard zijn, verwachten we ook een assertieve houding. We zoeken een collega die écht kan ontzorgen.
Verder breng je de volgende kennis en ervaring mee:
- Je beschikt over een afgeronde opleiding in de richting van directie-/managementassistent of secretariaat;
- Je hebt ruime kennis van Microsoft Office en leert snel werken met benodigde applicaties voor het werk;
- Je hebt relevante werkervaring als directie-/managementassistent of binnen een secretariaat.
Daarom werken voor Rotterdam
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden
Heb je interesse?
Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met George Rensen, te bereiken via tel. 06-28284236. Je mag je sollicitatie richten aan Kyra de Bus-Knipscheer (Teamleider).Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Matthias van der Beek, Adviseur Werving & Selectie, te bereiken via tel. 06-18293896.
Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten die op deze vacature solliciteren voorrang.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Bij voldoende reacties kan het zijn dat we besluiten de vacature eerder te sluiten.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
Vragen?
Neem contact op met Matthias
Matthias van der Beek, Adviseur Werving & Selectie