Jouw rol

Als Managementassistent van de afdeling Bedrijfsvoering stap je in een afwisselende en dynamische functie. Geen dag is hetzelfde en dat vind jij juist heerlijk. Samen met 5 collega - Managementassistenten vorm je een hecht team en dat zorgt voor de continuïteit van de dienstverlening. Jij bent het visitekaartje van de afdeling én draagt met jouw inzet actief bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt. 

Je beheert (complexe) agenda’s en het bijbehorende mailverkeer van de afdelingsmanager. Je regelt en bewaakt afspraken van A tot Z, inclusief een goede opvolging. Naast deze belangrijke taak organiseer je vergaderingen, afdelingsbijeenkomsten, MT-activiteiten, heidagen en kwartaalbijeenkomsten. Dit doe je in overleg met de afdelingsmanager(s), de stafadviseur en de afdelingssecretaris. Ook de bijbehorende facilitaire ondersteuning neem jij moeiteloos mee in de voorbereiding en uitvoering. Je stelt agenda’s op, zorgt dat alle benodigde stukken aanwezig zijn, maakt heldere verslagen en houdt de actielijst bij. Je zorgt dat het digitale archief  op orde en actueel is. 

Als ervaren Managementassistent heb je daarnaast een coördinerende rol waarin je de voortgang bewaakt van werkzaamheden op meerdere onderdelen binnen het vakgebied. Je houdt overzicht, stemt af waar nodig en zorgt dat alles soepel verloopt. Je denkt actief mee over verbeteringen en bent een belangrijke schakel in de implementatie daarvan. Jij bent de vraagbaak, de vliegende keep én een voorbeeld voor je collega-Managementassistenten.

Jouw afdeling
De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt de afdelingen Mens & Arbeidsontwikkeling Zuid, Mens & Arbeidsontwikkeling Noord, WerkgeversServicepunt Rijnmond (WSPR) en het Instrumentenhuis. Hierdoor wordt het administratieve proces zoveel mogelijk uit handen genomen zodat de Werk-, Ontwikkel-, HalloWerk coaches, Consulent zelfstandigen en Accountmanagers zich kunnen focussen op het begeleiden van de Rotterdamse werkzoekende, werkgever en ondernemer. Daarnaast maakt de afdeling een ontwikkeling door op het gebied van het ondersteunen bij projecten en evenementen zoals banenmarken, afdelingsbijeenkomsten, voorzien van rapportages (ken- en stuurgetallen) en het ondersteunen van afdelingsmanagers zowel strategisch als tactisch.

De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit medewerkers ingezet vanuit verschillende soorten functies. Van (financiële) administratie, Managementassistent tot aan Coördinatoren, Adviseurs, en Kwaliteitsmedewerkers. Binnen het totale werkpakket zijn twee rollen te onderscheiden; de ondersteuner en de expert. Rotterdam is van toegankelijkheid en de afdeling Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk.