Managementassistent
Ben jij een ervaren organisatietalent, werk je graag in verbinding met je team en de afdeling en haal je energie uit ontzorgen?
€ 2840 - € 4015 bruto p.m.
Salarisschaal 7
36 uur per week
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
21 april 2026
Adviseur Werving & Selectie :
Alexander Sikkens
Jouw rol
Vanuit de doelstelling om objectiever te kunnen werven en selecteren zijn we onze processen aan het aanpassen. Deze vacature is daarbij een pilot, waarbij we ons richten op competenties en gedrag. Denk jij over de gevraagde competenties te beschikken, dan zijn wij heel benieuwd naar jou en nodigen we je nadrukkelijk uit om bij ons te solliciteren.Jouw rol
In deze functie staat de dagelijkse ondersteuning van het managementteam centraal. Samen met zes andere managementassistenten vorm je het secretariaat van het Projectmanagementbureau (PMB). Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op kantoor in Rotterdam (Wilhelminakade 179) en ondersteunt collega’s en het team waar nodig. Daarnaast zorg je voor goede onderlinge afstemming en vervang je collega’s bij afwezigheid.
Geen werkdag is hetzelfde. Je ondersteunt het managementteam (14 MT-leden) bij uiteenlopende praktische werkzaamheden, waarbij complex agendabeheer een belangrijk onderdeel van je rol is. Wat deze functie extra interessant maakt, is dat je naast administratieve en ondersteunende taken ook verantwoordelijk kunt zijn voor een afdelingsbrede portefeuilleDit kan bijvoorbeeld een bedrijfsvoeringsportefeuille zijn, waarin je werkzaamheden variëren van het opstellen van agenda’s tot het notuleren bij overleggen. Ook kun je betrokken zijn bij de portefeuille Leren en Ontwikkelen, waarbij je onder andere het introductieprogramma organiseert. De precieze invulling en verdeling van taken stemmen we graag in overleg met jou af.
De werkzaamheden bevatten onder andere:
- Complex en dynamisch agendabeheer voor één of meerdere leidinggevenden
- Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen
- Opstellen en verspreiden van agenda’s, stukken en actielijsten
- Notuleren en bewaken van actiepunten
- Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
- Ondersteunen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden
- Afstemmen en samenwerken met collega-managementassistenten
Je gaat aan de slag bij het Projectmanagementbureau (PMB), onderdeel van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Bij het PMB managen wij projecten, processen en programma’s binnen het fysieke domein. Dit varieert van gebiedsontwikkeling, duurzaamheidsopgaven en infrastructurele projecten tot vastgoed- en buitenruimteprojecten. We werken aan projecten in verschillende fasen: van initiatief tot uitvoering, en van kleinschalige projecten tot grootschalige gebiedsontwikkelingen. Wat alle opdrachten gemeen hebben, is hun complexe en integrale karakter.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
17,05% keuzebudget
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
Werk thuis of op een locatie
Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
Dienstverband
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
OV-mobiliteitskaart
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Opleidingen & trainingen
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Goede ABP Pensioenregeling
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
17,05% keuzebudget
Werk thuis of op een locatie
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Dienstverband
OV-mobiliteitskaart
Opleidingen & trainingen
Goede ABP Pensioenregeling
Vanuit verschillende specialismen, zoals administratie, werken we volgens de Plan-Do-Check-Act verbetermethode: we bedenken een oplossing, implementeren deze, meten of de oplossing werkt en besluiten daarna hoe we verdergaan.
Jouw profiel
Wij vinden het belangrijk dat jij de volgende competenties meebrengt:- Organisatievermogen: Je brengt structuur aan in een dynamische werkomgeving met wisselende prioriteiten en meerdere betrokkenen. Je beheert agenda’s, acties en deadlines en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden. Je organiseert je werkzaamheden zodanig dat afspraken worden nagekomen en het werk overzichtelijk blijft.
- Proactieve werkhouding: Je denkt vooruit en anticipeert op wat nodig is om het werk goed te laten verlopen. Je wacht niet af tot taken worden toegewezen, maar onderneemt zelf actie wanneer je ziet dat iets aandacht vraagt. Je signaleert knelpunten of onduidelijkheden en komt met praktische oplossingen.
- Communicatief vaardig: Je communiceert duidelijk, zorgvuldig en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je weet informatie helder te formuleren en af te stemmen op verschillende gesprekspartners. Je fungeert als aanspreekpunt en zorgt dat informatie tijdig en correct wordt doorgezet.
- Dienstverlenende houding: Je ondersteunt het management en collega’s op een professionele en toegankelijke manier. Je denkt mee, ontzorgt waar mogelijk en hebt oog voor wat nodig is om werkzaamheden soepel te laten verlopen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende ondersteunende taken en behoudt daarbij overzicht en kwaliteit.
- Betrouwbaar: Je bent een stabiele en voorspelbare factor binnen de afdeling, waarop collega’s en leidinggevenden blind kunnen vertrouwen. Je komt afspraken na, handelt zorgvuldig en zorgt dat werkzaamheden correct en tijdig worden uitgevoerd, ook wanneer de druk toeneemt.
Daarom werken voor Rotterdam
Rotterdam daagt je elke dag opnieuw uit. Haalt het beste in je naar boven. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je ideeën te realiseren. Jij maakt Rotterdam sterker, terwijl je zelf groeit: in de stad en binnen de organisatie. Samen met collega’s die hun schouders eronder durven te zetten. Want Rotterdam staat nooit stil.
Gemeente Rotterdam staat voor diversiteit en inclusie.
Met open armen nodigen wij iédereen uit om te solliciteren. Zet je Rotterdamse kracht in en kom bij ons werken!
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden
Heb je interesse?
Om te zorgen dat alle kandidaten op dezelfde manier objectief beoordeeld worden, vragen we je niet om een sollicitatiebrief en nemen we je CV niet mee in de beoordeling. In plaats daarvan stellen we alle kandidaten dezelfde 3 vragen, waarmee we zicht krijgen op de mate waarin je aan de functie-eisen voldoet.Besteed voldoende aandacht aan het invullen; dit is de enige informatie waar we je in deze ronde op beoordelen. Wel vragen we je nog om jouw CV op te sturen, opdat we achteraf, na selectie heeft plaatsgevonden, kunnen leren in hoeverre deze nieuwe manier van werven zich verhoudt tot beoordeling op CV.
Ook vragen we je om je naam, telefoonnummer en emailadres te vermelden in je reactie. In de gespreksrondes gaan we dieper in op de gevraagde competenties die voor de functie vereist zijn.
Vragen:
We willen je vragen om de volgende vragen te beantwoorden. Stuur je antwoorden voor 22 april op via de knop waar je normaliter je motivatiebrief upload. Gebruik maximaal 200 woorden voor het beantwoorden van elke vraag:
Vraag 1: Als managementassistent werk je in een dynamische omgeving waarin je meerdere agenda’s, afspraken en werkzaamheden tegelijk beheert. Het aanbrengen van structuur en het behouden van overzicht is essentieel om het management goed te ondersteunen en de voortgang van het werk te borgen.
Beschrijf een situatie waarin je meerdere werkzaamheden, agenda’s of deadlines tegelijk moest managen. Hoe heb je structuur aangebracht, prioriteiten gesteld en ervoor gezorgd dat alles goed en tijdig werd uitgevoerd?
Vraag 2: Een goede managementassistent wacht niet af, maar denkt vooruit en signaleert wat nodig is om het werk soepel te laten verlopen. Door proactief te handelen, voorkom je knelpunten en ontzorg je het management en collega’s.
Vertel over een moment waarop je zelf initiatief hebt genomen zonder dat hier expliciet om werd gevraagd. Wat signaleerde je, welke actie heb je ondernomen en wat was het effect daarvan?
Vraag 3: Neem ons mee in jouw motivatie voor deze functie.
Je start met een eenjarig contract; bij goed functioneren is er zicht op een vaste aanstelling.
Planning:
Cv Selectie: 23 april
Eerste gespreksronde: 7 mei
Tweede gespreksronde: 13 mei
Arbeidsvoorwaardengesprek: 18 mei
Start in overleg
Voor meer informatie over de functie of de procedure kun je contact opnemen met Kelly Boll- Peters (vacaturehouder) te bereiken via 06-18345083.
Ben je enthousiast geworden over de functie? Solliciteer dan voor 22 april!
Bij voldoende reactie sluiten wij de vacature vroegtijdig.
Screening maakt onderdeel uit van de selectieprocedure. De aard en omvang van de screening zijn afhankelijk van de functie.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
Vragen?
Neem contact op met Alexander
Alexander Sikkens, Adviseur Werving & Selectie
Managementassistent
Ben jij een ervaren organisatietalent, werk je graag in verbinding met je team en de afdeling en haal je energie uit ontzorgen?
€ 2840 - € 4015 bruto p.m.
Salarisschaal 7
36 uur per week
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
21 april 2026
Adviseur Werving & Selectie :
Alexander Sikkens