Managementassistent
Jouw rol
Je ondersteunt twee afdelingsmanagers van Burgerzaken & Belastingen op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Tevens maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult en maak je deel uit van het Secretariaat.
Jouw taken zijn drieledig:
- Voor de afdelingsmanagers houdt je de complexe agenda’s op orde, prioriteert taken, plant vergaderingen in, meldt externe bezoekers aan en zet stukken uit ter voorbereiding. Je verzorgt de verslaglegging en actielijsten van overleggen, pakt proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager en ondertekent vooraf afgesproken stukken namens hem of haar. Daarnaast maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je er samen met de besteller voor dat facturen worden betaald, bestel je geschenken en bespreek je proactief met afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar, waarna je de aanvraag hiervan verzorgt.
- Voor de afdeling faciliteer je de ketensessies en zorgt dat deze organisatorisch en technisch goed zijn geregeld. Daarnaast vraag je inkoopordernummers aan en organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten, waarbij je passende locaties en bijbehorende catering verzorgt.
- Voor het secretariaat zorgt je voor een overzicht van locaties die de gewenste kwaliteit leveren, werkt nauw samen met collega’s binnen het team en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je signaleert tijdig knelpunten in de ondersteuning en processen, stelt oplossingen voor en bewaakt daarbij het overzicht van de teambrede ondersteunende taken. Je bent graag in contact met collega’s, ziet het als een uitdaging om alles soepel te laten verlopen en draagt actief bij aan de resultaten van het team.
Het cluster staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruiksvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing. Het regisseert de ontwikkeling van dienstverleningskanalen en verzorgt de frontoffice via Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels, zodat burgers, bedrijven en bezoekers gemakkelijk hun zaken kunnen regelen. Onderdeel van het cluster Dienstverlening is de Directie Burgerzaken en Belastingen
Directie Burgerzaken en Belastingen
Deze directie levert betrouwbare en klantgerichte burgerzaken- en belastingproducten, waardoor mensen zelf hun weg kunnen vinden en er ruimte ontstaat voor proactieve aandacht en ontwikkeling. Het team combineert kennis, expertise en flexibiliteit met passie en plezier, binnen de vijf ketens: Burgerzaken, Innen, Ondernemersheffingen, Combi-aanslag en Parkeren.
Onze afdeling
Het secretariaat van het cluster Dienstverlening is de energieke spil voor directieleden en afdelingsmanagers van drie directies en staf. Ons proactieve en gedreven team denkt in oplossingen, neemt initiatieven en zorgt dat alles soepel verloopt. Als vraagbaak en verbindende kracht zetten we onze kennis en expertise met passie en plezier in voor de vijf ketens: Burgerzaken, Innen, Ondernemersheffingen, Combi-aanslag en Parkeren.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
17,05% keuzebudget
Werk thuis of op een locatie
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Dienstverband
OV-mobiliteitskaart
Opleidingen & trainingen
Goede ABP Pensioenregeling
Jouw profiel
- Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht.
- Je denkt mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en legt gemakkelijk verbindingen.
- Je bent vaardig met Outlook en andere systemen van de gemeente.
Verder vragen wij:
- Afgeronde relevante mbo-niveau 4 opleiding;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk;
- Kennis en beheersing van MS Office;
- Bij voorkeur ervaring met bestellingen via Oracle Cloud, of bereid dit te leren.
Daarom werken voor Rotterdam
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie.
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden.
Heb je interesse?
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen en je sollicitatie richten aan Anoushka Badloe, Teamleider team Secretariaat en Bestelpunt: te bereiken via tel. 06-10962173Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Aron van Cleeff, Adviseur Werving & Selectie.
N.B. Bij voldoende reacties van geschikte kandidaten kunnen wij de vrijheid nemen de vacature eerder te sluiten dus reageer snel!
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
