Managementassistent
Jouw rol
Wil jij jouw organisatietalent inzetten in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is? Als Managementassistent speel je een sleutelrol in de ondersteuning van het afdelingshoofd en de teamleiders van het Klanten Contact Center. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, van agendabeheer en overlegorganisatie tot administratieve processen en onboarding.
Je bent onmisbaar in het selectie- en onboardingproces van nieuwe collega’s. Je voert telefonische voorselecties uit, verwerkt gegevens zorgvuldig in MijnHR en zorgt dat leidinggevenden altijd beschikken over actuele en complete informatie. Nieuwe medewerkers geef jij een sterke en warme start: je maakt hen wegwijs binnen de organisatie en bent hun eerste aanspreekpunt.
Dankzij jouw overzicht, proactieve houding en organisatietalent creëer je rust en structuur in een dynamische werkomgeving. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het secretariaat en draagt actief bij aan een professionele en goed georganiseerde afdeling.
Deze tijdelijke functie van maximaal 7 maanden bied je een mooie kans om jouw kwaliteiten in te zetten binnen een grote en maatschappelijke organisatie én waardevolle ervaring op te doen binnen de gemeente Rotterdam.
Ondersteuning van het afdelingshoofd:
- Je beheert de agenda en zorgt voor een efficiënte planning van afspraken;
- Je organiseert vergaderingen en verzorgt de voorbereiding;
- Je verzorgt verslaglegging en bewaakt de voortgang van acties.
Ondersteuning van de afdeling Klantencontact:
- Je organiseert bijeenkomsten en werkbezoeken;
- Je plant en registreert afspraken binnen het recruitmentproces;
- Je voert telefonische voorselecties uit met kandidaten;
- Je verwerkt gegevens zorgvuldig in MijnHR;
- Je begeleidt nieuwe medewerkers en bent hun eerste aanspreekpunt.
Samenwerking binnen het secretariaat:
- Je werkt nauw samen met collega’s en vervangt elkaar waar nodig;
- Je signaleert verbeterkansen en denkt actief mee over efficiëntere processen;
- Je zorgt voor overzicht en structuur binnen de ondersteuning.
Het cluster Dienstverlening staat midden in de stad en zorgt voor toegankelijke en betrouwbare dienstverlening aan Rotterdammers, ondernemers en bezoekers. Via Rotterdam.nl, 14 010 en de stadswinkels helpen we inwoners snel en goed verder.
Het secretariaat is een energiek en professioneel team dat directies en afdelingen ondersteunt. We staan voor Rotterdamse daadkracht, samenwerking en kwaliteit. Samen zorgen we dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
17,05% keuzebudget
Werk thuis of op een locatie
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Dienstverband
OV-mobiliteitskaart
Opleidingen & trainingen
Goede ABP Pensioenregeling
Jouw profiel
Je bent een organisatietalent dat energie krijgt van ondersteunen, regelen en samenwerken. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende taken. Je bent proactief, denkt vooruit en voelt je verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van het team.
Je communiceert helder, bent omgevingsbewust en weet goed samen te werken met collega’s op verschillende niveaus. Je neemt initiatief en draagt bij aan een prettige en professionele werksfeer.
Daarnaast breng je mee:
- Een afgeronde relevante mbo-4 opleiding;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal;
- Ervaring met MS Office, met name Outlook;
- Bij voorkeur ervaring met administratieve systemen zoals MijnHR of Oracle Cloud;
- Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré.
Daarom werken voor Rotterdam
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie.
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden.
Heb je interesse?
Het betreft een tijdelijke functie voor maximaal 7 maanden Start half mei! Een mooie kans om ervaring op te doen binnen de gemeente Rotterdam en een waardevolle bijdrage te leveren aan onze dienstverlening.Je kunt je inhoudelijke vragen stellen en je sollicitatie richten aan Anoushka Badloe, Teamleider team Secretariaat en Bestelpunt: te bereiken via tel. 06-10962173.
N.B. Bij voldoende aanmeldingen van geschikte kandidaten kunnen wij de vrijheid nemen de vacature eerder te sluiten dus reageer snel!
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Aron van Cleeff, Adviseur Werving & Selectie.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
