Managementassistent
Jouw rol
Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen ben je de steunpilaar voor de twee afdelingshoofden van de afdeling CMO (Clusterondersteuning MO). Je bent pro-actief en toont initiatief en vindt het leuk om naast het beheren van complexe agenda’s mee te denken over verschillende onderwerpen. Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die werkzaamheden uit handen neemt, meedenkt en ervaring heeft in het vak.Jij ondersteunt de kwartiermakers/beoogd afdelingshoofden in een dynamische omgeving die aan het ontwikkelen is.
Wat ga je doen?
- Complex agendabeheer voor de twee afdelingshoofden.
- Verwerken van correspondentie en het beheren van functionele mailboxen en distributielijsten.
- Oppakken van werkzaamheden vanuit de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen.
- Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten en praktische ondersteuning.
- Kleine bestellingen in Oracle.
- Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC)
- Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW),
- Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ)
- GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W)
De afdeling bestaat uit circa 350 medewerkers. Hier valt ook het managementteam (MT) onder met 2 afdelingshoofden, 2 afdelingssecretarissen en 15 teammanagers. Om het MT goed te ondersteunen, is er een secretariaat dat bestaat uit meerdere managementassistentes en projectmedewerkers. De afdeling is volop in ontwikkeling.
Ben jij een enthousiaste, flexibele en leergierige kandidaat die mee wil bouwen aan onze ondersteunende afdeling? Lees dan snel verder!
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
Flexibel in te richten werktijden
17,05% keuzebudget
Werk thuis of op een locatie
Optimale (thuis)werkfaciliteiten
Dienstverband
OV-mobiliteitskaart
Opleidingen & trainingen
Goede ABP Pensioenregeling
Jouw profiel
Het belangrijkste vinden wij dat jij mensgericht bent en goed kan samenwerken. Je hebt oog voor jouw collega’s op de afdeling en bent benaderbaar en verbindend. Je vind het fijn om ondersteuning te bieden en kan goed prioriteiten stellen en organiseren. Je bent accuraat en resultaatgericht.Wat neem jij mee?
- Je hebt een afgeronde mbo 4 opleiding in secretariële richting.
- Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse/managementassistent.
- Ervaring met complex agendabeheer.
- Ervaring met geautomatiseerde systemen, zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).
- Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift.
We werken op het Timmerhuis (Halvemaanpassage 90) en dinsdag is onze vaste kantoordag. De andere werkdagen volg je de afdelingshoofden afhankelijk van hun agenda, dit stem je wekelijks met hen af. Thuiswerken behoort ook tot de mogelijkheden.
Daarom werken voor Rotterdam
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden
Heb je interesse?
06-48056813. Je sollicitatie en motivatiebrief mogen gericht aan Raziye Akilli, Teammanager secretariaat.
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Carolien Horbach, Adviseur Werving en Selecite, te bereiken op 06-10311755 (ma, di en vrijdag aanwezig).
De gesprekken worden gevoerd in de eerste week van november. Sollicitaties zonder motivatiebrief nemen wij niet in behandeling. Bij voldoende geschikte reacties kunnen wij besluiten de vacature eerder te sluiten. Heb je interesse, reageer dan direct.
Conform het beleid binnen de gemeente Rotterdam geven we voorrang aan interne kandidaten bij gelijk gebleken geschiktheid.
We bieden een overeenkomst voor de duur van een jaar die bij goed functioneren omgezet kan worden naar een vast dienstverband.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
Vragen?
Neem contact op met Carolien
Carolien Horbach - Touw, Adviseur Werving & Selectie