Jouw rol

Ben jij een proactieve en georganiseerde managementassistent met oog voor detail? En wil jij bijdragen aan een beter Rotterdam, waar iedereen de kans krijgt om schuldenvrij te leven of waar jongeren alle kansen krijgen op onderwijs en ontwikkeling? Lees dan snel verder.

Voor twee verschillende afdelingen binnen de gemeente Rotterdam zoeken wij twee ervaren managementassistenten. Beide afdelingen hebben hun eigen maatschappelijke opgave en dynamiek, maar delen de behoefte aan een betrouwbare, professionele en betrokken ondersteuning van het management.


Managementassistent voor Leerrecht & Ondersteuning
De afdeling Leerrecht en Ondersteuning zet zich in voor het naar school (blijven) gaan van Rotterdamse kinderen, jongeren en jongvolwassenen van 4 tot 27 jaar. Dit doen we binnen de wettelijke kaders van de Leerplichtwet en DSP-regelgeving, met een sterke focus op preventie en samenwerking met ouders, scholen en ketenpartners.

De afdeling bestaat uit drie teams Leerplicht (inclusief ondersteuning) en het team Doorstroompunt. Jij ondersteunt het afdelingshoofd en teammanagers in een dynamische omgeving, waar geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?

• Complex agendabeheer voor het afdelingshoofd en teammanagers;
• Verwerken van correspondentie, post en het beheren van telefoon- en distributielijsten;
• Organiseren van vergaderingen, MT-dagen, opleidingsweken en afdelingsbijeenkomsten;
• Notuleren van overleggen, vastleggen van actiepunten en bewaken van opvolging;
• Verwerken van declaraties, complexe bestellingen en betalingen in Oracle;
• Nauwe samenwerking met de afdelingssecretaris en andere ondersteunende collega’s.

Managementassistent voor Geldplein
Elke inwoner van Rotterdam heeft recht op een schuldenvrij bestaan. De gemeente ondersteunt Rotterdammers op verschillende manieren bij hun geldzaken – van preventie tot nazorg, van budgetmaatje tot schuldregeling. Daarbij staat de menselijke maat voorop: we zijn benaderbaar, toegankelijk en handelen proactief.

We zijn momenteel bezig met het integreren van de Kredietbank en Grip op Geldzaken in één nieuwe organisatie: het Geldplein. Dit is een organisatie in ontwikkeling, waar veel in beweging is en waar jij als managementassistent een belangrijke schakel bent in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken.

Wat ga je doen?

• Agendabeheer: je zorgt voor een overzichtelijke en effectieve planning van afspraken, telefoonverkeer en correspondentie;
• Organiseren en plannen van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overleggen;
• Ondersteunen bij inkoopprocessen: van offerteaanvragen tot het invoeren van bestellingen in Oracle;
• Bijhouden van de secretariaatsmailbox en hierop zelfstandig actie ondernemen;
• Meedenken en organiseren van operationele en ondersteunende taken binnen het team.