Jouw rol

Als directiesecretaris ben je de vertrouwenspersoon van de directeur. Je ondersteunt de directeur bij het vervullen van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden en werkt nauw samen om de portefeuille effectief te beheren. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor de afdeling(en) en afhankelijk van je portefeuille ook voor (het team van) de wethouder. Mensen weten wat zij aan jou hebben: een behulpzame partner, die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaven neerlegt waar ze thuishoren. Je draagt eraan bij dat er werkafspraken zijn die de boel goed doen laten lopen en jou helpen jouw rol te pakken.

Deze vacature gaat in principe over de positie naast de directeur Economie en Duurzaamheid, maar een wisseling van portefeuilles behoort ook tot de mogelijkheden. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Van nature kan je snel schakelen. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je aan de lat om een ingewikkelde kwestie goed in de organisatie te beleggen.

Daarnaast vragen we je mee te denken hoe we benodigde werkzaamheden effectiever en efficiënter kunnen organiseren, zonder dat er gaten vallen in onze huidige dienstverlening voor de directie en het bestuur. Je onderzoekt, analyseert, structureert en signaleert mogelijke afwijkingen, knelpunten, kansen en bedreigingen voor de werkzaamheden gerelateerd aan de afdeling en brengt op basis hiervan een advies uit.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken (te houden!). Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

Oke! Maar wat ga je dan concreet doen?
De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

• Je adviseert en toetst stukken voor directie en bestuur op samenhang en politiek-bestuurlijke aspecten. Daarbij heb je oog voor het vervolg, zowel qua kwaliteit als qua planning.
• Je draagt zorg voor een goed en effectief lopend directie-overleg;
• Je legt afspraken vast en door jou weet of leert men wat er moet gebeuren;
• Je bent rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken;
• Je bent een kritische vriend voor ‘jouw’ directeur, waarbij je hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies voorziet;
• Je bent voor ‘jouw’ directie de spil voor de processen rondom piekmomenten, zoals voorjaarsretraite, voorjaarsnota- en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille(s).
• Je hebt een rol in de voorbereiding van externe momenten voor jouw directeur.  Samen draag je zorg voor presentaties die aansluiten bij het verhaal van Stadsontwikkeling, de actualiteit en passend bij de doelgroep.