Jouw rol

De directie Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp is per 1 januari jl. nieuw gevormd vanuit de directie Publieke Gezondheid, Welzijn en Zorg. De nieuwe directie wordt aangestuurd door de directeur MZJ en omvat 1 uitvoerende afdeling, 2 beleidsafdelingen en 1 uitvoerend team. De directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugdhulp stuurt de afdelingen Participatie & Stedelijke Zorg, Zorg en Bescherming en Ondersteuning en Hulp aan en ook het team Uitvoeringsorganisatie Jeugdhulp Rotterdam Rijnmond. Om alle taken goed uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat de directeur goed ondersteund wordt door een sterk team professionals. Als Directiesecretaresse ga jij daar een belangrijke rol in vervullen.

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur Maatschappelijke Zorg en Jeugd (MZJ). Je blinkt uit in digitale vaardigheden en in het zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s. Je werkt in een team nauw samen met de directeur, directiesecretarissen, de stafmedewerker bedrijfsvoering en de (vaste) secretaresse van de directeur. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur. Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een directie als MZJ. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.

Wat zijn zoal je taken:

• Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Voorselecteren en prioriteren van informatie (notities, e-mails en afspraken) voor de directeur en het zorgdragen voor tijdige aanwezigheid en compleetheid van stukken voor uiteenlopende overleggen en besprekingen.
• Je bereidt het agendaoverleg met de directeur voor en je (mede-)organiseert ook retraites en andere bijeenkomsten. Je bereidt de agendastukken voor in one drive. Je hebt en houdt overzicht en bedenkt proactief oplossingen bedacht voor mogelijke knelpunten in de agenda.
• Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.
• Je verwerkt aanvragen van inkooporders en/of kleine bestellingen.

Kortom jij bent dé secretariële, organisatorische, digitale, administratieve en facilitaire duizendpoot van de directeur.

Omdat dit een duo-functie is, zijn we op zoek naar iemand voor de donderdag én de vrijdag. In aanvang werk je om de week op vrijdag (12 uur). Vanaf januari wordt dat elke vrijdag (16 uur).