Directiesecretaresse
Ben jij een stevige, ervaren Directiesecretaresse die floreert in dynamiek? Dan is dit jouw rol.
€ 3171 - € 4464 bruto p.m.
Salarisschaal 8
36 uur per week
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
30 december 2025
Adviseur Werving & Selectie :
Hanan Bahida
Jouw rol
Voor de Directie Veiligheid zoeken we iemand die niet alleen kan plannen en organiseren, maar ook grenzen durft te stellen. Want eerlijk is eerlijk: dit is een pittige functie. Je werkt met twee complexe agenda’s, krijgt regelmatig spoedklussen (zeker op vrijdag) en hebt te maken met veel verschillende stakeholders.Als Directiesecretaresse ondersteun jij de adjunct-directeur en directeur en vervang je waar nodig de secretaresses van de afdelingshoofden. Je vormt een hecht duo met jouw collega en maakt deel uit van een team van acht secretaresses. Samenwerking is bij ons geen bijzaak het is de basis van ons succes. Jij vindt dit leuk, zoekt actief verbinding en brengt positieve energie mee in een team dat volop in ontwikkeling is.
Wat ga je doen?
In deze rol moet je snel kunnen schakelen, overzicht bewaren en durven prioriteren. Soms betekent dat dat je een vriendelijk maar duidelijk “nee” moet kunnen verkopen en dat vind jij geen probleem.
Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:
- Agendabeheer: het beheren van twee zeer dynamische en complexe agenda’s, waarbij jij continu afweegt wat écht prioriteit heeft.
- Mailboxmanagement: structureren, prioriteren, beantwoorden en doorzetten van e-mailverkeer; stukken verwerken in iBabs; fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Vergaderingen organiseren: jij regelt, bereidt voor en borgt dat iedereen met de juiste stukken aan tafel zit.
- Administratie & workflow: je creëert overzicht en zorgt voor een efficiënte, foutloze doorloop van alle documenten en dossiers.
- Spoedtaken: vooral op vrijdag weet jij exact wat nodig is om de week goed af te ronden en de directie te ontzorgen.
- Procesverbetering: je denkt actief mee over slimmer werken, moderniseren van het secretariaat en verbetering van processen.
- Systeemvaardigheid: nieuwe systemen maak jij razendsnel eigen en je denkt mee hoe we ze slimmer kunnen inzetten. Denk aan: bezoekers aanmelden, vergaderruimtes reserveren, ICT-middelen reserveren, verzuim- en herstelmeldingen verwerken en (de)rechten toekennen voor datamappen en functionele mailboxen.
Dit bieden we naast je salaris
17,05% keuzebudget
17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
OV-mobiliteitskaart
De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
Optimale werkfaciliteiten
Optimale werkfaciliteiten, zodat jij je werk goed kunt uitvoeren.
Dienstverband
Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma
Een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
Goede ABP Pensioenregeling
Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.
Dit bieden we naast je salaris
17,05% keuzebudget
OV-mobiliteitskaart
Optimale werkfaciliteiten
Dienstverband
Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma
Goede ABP Pensioenregeling
Vanuit verschillende specialismen, zoals administratie, werken we volgens de Plan-Do-Check-Act verbetermethode: we bedenken een oplossing, implementeren deze, meten of de oplossing werkt en besluiten daarna hoe we verdergaan.
Jouw profiel
- Minimaal 5 jaar ervaring als Secretaresse.
- Ervaring met MS Office, Teams en Microsoft Planner.
- Bij voorkeur ervaring met het vergadersysteem iBabs.
- Beschikbaarheid om minimaal 3 dagen per week op kantoor te zijn (vrijdag verplicht).
En verder ben jij iemand die:
- Stevig in je schoenen staat en zich niet laat meeslepen door drukte.
- Prioriteiten stelt en zo nodig duidelijk “nee” kan zeggen.
- Stressbestendig is en overzicht bewaart, ook wanneer alles tegelijk lijkt te gebeuren.
- Energie krijgt van samenwerken, verbinden en sparren met collega’s.
- Leergierig is en enthousiasme heeft voor nieuwe systemen en werkwijzen.
- Positief, betrokken en communicatief sterk is.
Waar kom je te werken?
Je maakt deel uit van het team Directieadvies en Ondersteuning, het secretariaat dat de directie, afdelingshoofden, teamleiders en opgavemanagers ondersteunt. Ons team is nieuw samengesteld, volop in ontwikkeling en klaar voor verdere professionalisering. Jij levert hier een belangrijke bijdrage aan.
Over Directie Veiligheid
De Directie Veiligheid werkt samen met vele partners aan een veilige, weerbare stad. Denk aan thema’s zoals georganiseerde misdaad, jeugdcriminaliteit, digitale veiligheid, extremisme, veilige wijken en het veilig laten verlopen van evenementen. De directie werkt sinds kort opgavegericht; een dynamische omgeving waarin jij als senior directiesecretaresse een belangrijke rol speelt.
Daarom werken voor Rotterdam
Rotterdam daagt je elke dag opnieuw uit. Haalt het beste in je naar boven. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je ideeën te realiseren. Jij maakt Rotterdam sterker, terwijl je zelf groeit: in de stad en binnen de organisatie. Samen met collega’s die hun schouders eronder durven te zetten. Want Rotterdam staat nooit stil.
Gemeente Rotterdam staat voor diversiteit en inclusie.
Met open armen nodigen wij iédereen uit om te solliciteren. Zet je Rotterdamse kracht in en kom bij ons werken!
De sollicitatie op een rijtje
Jouw sollicitatie
We maken een selectie van kandidaten.
Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.
We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.
We hebben een match!
Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden
Heb je interesse?
Je kunt je sollicitatie richten aan Cora Sakalli, Teamleider Directieadvies en Ondersteuning. Voor inhoudelijke vragen te bereiken op tel. 06-38698178.De sollicitatieprocedure bestaat uit een voorselectie, 2 gesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. Een opdracht kan tot de selectieprocedure behoren.
Er zal een veiligheidsonderzoek (VOG-P en achtergrondscreening) gedaan worden.
Bij voldoende reacties gaat de vacature offline.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.
Directiesecretaresse
Ben jij een stevige, ervaren Directiesecretaresse die floreert in dynamiek? Dan is dit jouw rol.
€ 3171 - € 4464 bruto p.m.
Salarisschaal 8
36 uur per week
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
30 december 2025
Adviseur Werving & Selectie :
Hanan Bahida