Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Tijdelijk - Secretaresse

De focus in deze functie ligt op managementondersteuning maar het ondersteunen van teamleiders zal ook regelmatig aan de orde zijn.

Cheverny Bril
Recruiter

Mail 0628489439‬
Salarisindicatie
€ 2255 - € 3301 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Bepaalde tijd
Solliciteer t/m
04 juli 2022

Jouw rol

Dit betreft een tijdelijke functie voor 1 jaar. We bieden je een uitdagende functie met een breed takenpakket op het gebied van secretariële, administratieve, representatieve en organisatie-ondersteuning van de directies en in het bijzonder het afdelingshoofd. De focus in deze functie ligt op managementondersteuning maar het ondersteunen van teamleiders zal ook regelmatig aan de orde zijn.

Wat je concreet gaat doen?
  • Voor het afdelingshoofd houd je de agenda op orde, maak je afspraken waarin je weet te prioriteren en zorg je voor (digitaal) documentenbeheer;
  • Je zorgt voor verslaglegging en actielijsten van (team)overleggen;
  • Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;
  • Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem, je pakt administratieve taken op, je bent vraagbaak en telefonisch aanspreekpunt;
  • Je signaleert tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stelt oplossingen voor, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken;
  • Je werkt nauw samen met de secretaresses van de afdeling en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Samen vormen jullie de vraagbaak en de smeerolie van de afdelingen;
  • Jij vindt het heerlijk om in contact te zijn met collega’s van andere afdelingen en ziet het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen.
  • Je organiseert team- en afdelingsbijeenkomsten. Je bezoekt geschikte locaties en zorgt voor een overzicht met locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

In jouw werk en vakgebied staat één ding centraal: we willen het leven van de Rotterdammers zo makkelijk mogelijk maken.

Jouw profiel

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen. Outlook is voor jou gesneden koek en je bent in staat de verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken.

Is bovenstaand profiel helemaal op jou van toepassing? Dan hopen we ook dat je onderstaande punten af kunt vinken:
  • Je beschikt over een afgeronde relevante mbo-niveau 4 opleiding en hebt minimaal 3 jaar werkervaring in soortgelijke rol;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je hebt kennis en beheersing van MS Office en Oracle;
  • Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar.

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen en je sollicitatie richten aan Angela Blom, Teammanager team Secretariaat en Bestelpunt, te bereiken via tel. 06-22041704.
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen Cheverny Bril, Recruiter, te bereiken via tel. 06-28489439.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
 

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Cheverny

Cheverny Bril, Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • MBO, HBO
  • 32 uur
  • Secretarieel/Administratief
  • € 2184 - € 3018 p.m.