Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Tijdelijk - Managementassistent

Opleidingsniveau
MBO
Aantal uren
32 uur
Vakgebied
Secretarieel/Administratief
Salarisindicatie
€ 2170 - € 3176 p.m.
Solliciteer vóór
23 september 2021
Contractvorm
Bepaalde tijd
Solliciteer direct

Jouw functie

Wij zijn op zoek naar een tijdelijke managementassistent voor de duur van een half jaar met kans op verlenging.

In deze rol heb je als managementassistent aandacht voor drie hoofdtaken:

  • Adviseren en ontzorgen;
  • Initiatief nemen en pro activiteit;
  • Voorzorgsmaatregelen nemen.
Je takenpakket bestaat uit de onderstaande werkzaamheden:
  • Je beheert (complexe) agenda’s en het daarbij behorende e-mailverkeer. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voortkomen en je handelt deze af waar mogelijk. Voor de optimale ondersteuning is het belangrijk om op hoofdlijnen in te lezen op de portefeuille van de afdeling waarvoor je werkt;
  • Naast de ondersteuning aan je afdeling, pak je verzoeken op die via de algemene secretariaat mailbox binnenkomen. Voorkomende verzoeken als het plannen van vergaderingen en vergaderruimtes, het aanvragen van inkoop gerelateerde zaken of het organiseren van (grote) bijeenkomsten of retraites zijn hier onderdeel van.
In de uitvoering van je werkzaamheden kun je goed onderscheid maken in hoofd- en bijzaken, je kunt snel schakelen, prioriteiten stellen en zelfstandig beslissingen nemen. Daarnaast begrijp je de juiste verhouding in de mate van belangrijkheid als het gaat om (College)bestuurders, (concern)directeuren en managers.
Je werkzaamheden hebben een uitvoerend karakter, maar we verwachten van jou ook de nodige assertiviteit. We zijn echt op zoek naar iemand die ons kan ontzorgen!
 
 

Jouw profiel

Je past goed in deze rol als je flexibel, zelfstandig en gedreven bent, je bent gewend aan werken in een hoog tempo in een dynamische ad hoc omgeving. Je hebt een proactieve instelling en je bent goed in staat snel te schakelen. Je werkt nauwkeurig en als teamplayer vind je het leuk om te sparren met directe collega's, je staat stevig in je schoenen en gaat een flinke uitdaging niet uit de weg. Je gaat goed om met feedback, geeft je grenzen en straalt vertrouwen uit. Competenties als resultaat- en oplossingsgerichtheid, klantgerichtheid, verantwoordelijkheid en accuraatheid zijn jou op het lijf geschreven.

  • Je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau aangevuld met een opleiding Managementassistent of Office Management;
  • Je hebt enige jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Je hebt ervaring met ondersteunende systemen zoals OneNote en het digitaal registreren en archiveren van documenten (DIVA) óf je bent in staat dit snel op te pakken;
  • Je bent in staat om digitale vergaderingen te organiseren;
  • Daarnaast beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift goed en heeft het MS Officepakket voor jou geen geheimen.

Ons aanbod

Een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring maximaal € 3.176,- (schaal 7) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.:

  • Een 32-urige werkweek met flexibele werktijden;
  • Een arbeidsovereenkomst van een half jaar, met kans op verlenging;
  • Een ABP-keuzepensioen;
  • Uitstekende verlofregelingen;
  • Een aantrekkelijk opleidingsprogramma;
  • Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.
Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!
 

Dit item is gesloten.

De afdeling

Dit item is gesloten.

Onze organisatie

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Francis Weidema, Officemanager Middelen en Control, tel.: 06-22976849.
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Samia Iqbal, Recruiter, te bereiken via tel. 06-30083987.
 
Reageren kan tot en met 22 september 2021.
Bij een groot aantal reacties op deze vacature zal de sollicitatietermijn eerder sluiten. Na de sluiting van deze vacature worden er geen sollicitaties meer in de procedure meegenomen.
 
Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
 

Bij Gemeente Rotterdam hechten we veel waarde aan integriteit, diversiteit, het creëren van gelijke kansen en interne doorgroeimogelijkheden. Wil je solliciteren? Lees hier waar we waarde aan hechten. Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor Gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vragen? Neem gerust contact op met Samia

Samia Iqbal,
Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • MBO
  • 36 uur
  • Secretarieel/Administratief
  • € 2484 - € 3591 p.m.