Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Secretaris bestuurlijke besluitvorming gemeenteraad

Je houdt van politiek en je werkt graag in een dynamische omgeving, waarbij geen dag hetzelfde is.

Aron Van Cleeff
Recruiter

Mail 0628954955
Salarisindicatie
€ 2865 - € 4208 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
08 februari 2023

Jouw rol

Je versterkt de Raadsgriffie van de Gemeente Rotterdam. Hier ligt de focus van onze dertig collega’s voornamelijk op het ondersteunen van de gemeenteraad. De werksfeer kan je het best beschrijven als betrokken en bevlogen. Die bevlogenheid zie je terug op de werkvloer, vanuit huis en tijdens de digitale meetings. Daar zijn we trots op. Ons hechte team bestaat uit zowel jonge als meer ervaren professionals. Hier krijg je alle ruimte om jouw ideeën snel uit te werken. Sterker nog, dat moedigen we alleen maar aan. Ook goed om te weten: het woord hiërarchie komt niet voor in ons woordenboek. Iedereen pakt de verantwoordelijkheid voor zijn of haar taken. Je komt in een team van zeven collega secretarissen.

Wij zoeken een secretaris bestuurlijke besluitvorming om ons team voor 36 uur per week te versterken op diverse commissies (zie gemeenteraad.rotterdam.nl). Zie jij jezelf al werken in het prachtige monumentale stadhuis aan de Coolsingel, midden in de stad? Ben jij een multitasktalent, ben je sterk in documentverwerking in meerdere systemen, en behoud je overzicht?  Reageer dan op deze functie!

Als secretaris bij de griffie bereid je vergaderingen voor, ondersteun je tijdens de vergaderingen en werk je achteraf informatie bij.

Concrete taken zijn onder andere:
 
  • Het verwerken van documenten vanuit het college B&W en burgers in de juiste systemen. Je beoordeelt daarbij ook waar ze op aankomende agenda’s thuishoren. Zonder moeite schakel je tussen de verschillende systemen;
  • Het uitdraaien van rapportages, over openstaande moties, toezeggingen en schriftelijke vragen. Instrumenten waarmee de gemeenteraad kan sturen richting het college B&W;
  • Bij een commissievergadering regel jij catering, beveiliging en bodes. Ook heb je diverse burgers telefonisch te woord gestaan, omdat ze graag bij een vergadering willen inspreken. Jij hebt hun bijdrage geregistreerd, en op de dag zelf vang je ze netjes op. Daarnaast heb je afgestemd met diverse ambtenaren en externe gasten die ook een bijdrage komen leveren. Je zet de zaaltechniek, presentaties en sprekerspasjes klaar, zodat iedereen kan beginnen;
  • Na vergaderingen archiveer je alle documenten die bij een vergadering horen in een vergaderdossier. Dat doe je in DMS Corsa. Soms archiveer je ook op thema, bijvoorbeeld Feyenoord City of de derde oeververbinding. Handig, ook voor jou, want een griffier kan je vragen om stukken over een onderwerp te verzamelen;
  • In voorkomende gevallen organiseer je werkbezoeken en commissiereizen;
  • Als je ambitieus bent en al deze taken gaan van een leien dakje, dan krijg je ruimte om meer onderzoek en advieswerk te doen. Bijvoorbeeld het schrijven van advies aan de gemeenteraad. Je adviseert dan altijd over het besluitvormingsproces, niet over de inhoud!


De functie is overwegend een uitvoerende en procedurele functie, maar wel met een complexe inhoudelijke component en veel dynamiek! Dat is heel leuk (geen dag is hetzelfde), maar vraagt ook veel van je flexibiliteit. Er wordt ook in de avond vergaderd, maar wel op geplande tijden. Verder is het van belang dat je interesse hebt in ons werkveld en heel leergierig bent. Je hebt namelijk met veel complexe processen te maken; goed ingewerkt raken kost een paar maanden. Daarbij hoort wel een ongelooflijk leuk team, met een sterk gevoel van ‘we doen het samen!’ Als jij ook collegiaal, hard werkend, secuur, bestuurlijk sensitief en integer bent (en houdt van tafelvoetbal) dan pas jij bij ons!  Voldoe je niet geheel aan alle eisen, maar denk je wel te passen, neem dan even contact op voor de mogelijkheden.
 

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

Binnen ons vakgebied werk jij mee aan oplossingen voor problemen in de Rotterdamse samenleving, zoals op het gebied van armoede, onderwijs, welzijn of cultuur.

Jouw profiel

De Rotterdamse gemeenteraad neemt belangrijke besluiten over de mooie stad Rotterdam. Besluiten die direct impact hebben op burgers. Bij die besluiten horen veel documenten, vergaderingen en een sublieme coördinatie om alles goed te laten verlopen. Onder andere daar is de griffie voor!

Je beschikt over:
  • Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
  • Affiniteit met het bestuurlijke domein/lokale politiek; 
  • Minimaal twee jaar ervaring met (complexe) digitale documentverwerking;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en geschrift).

 

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie.

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden

Heb je interesse?

Denk jij dat je fluitend door de gesprekken komt? Reageer dan via de knop ‘solliciteer direct’ en overtuig ons van jouw vaardigheden en motivatie om voor de griffie te werken. Reageren kan t/m 8 februari. De gesprekken staan gepland in week van 13 februari. We zoeken bij voorkeur iemand die snel kan starten, uiterlijk per 1-4-2023.
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Gertruud Hurkmans (Hoofd Informatievoorziening en Dienstverlening), tel. 06-23030935.
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Hanan Bahida, Recruiter te bereiken via tel. 06-12231023.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Aron

Aron Van Cleeff, Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • HBO, WO
  • 36 uur
  • Bestuurlijk/Politiek
  • € 3701 - € 5372 p.m.
  • HBO, WO
  • 36 uur
  • Bestuurlijk/Politiek
  • € 4447 - € 6103 p.m.