Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Secretaris bestuurlijke besluitvorming

Opleidingsniveau
HBO, WO
Aantal uren
36 uur
Vakgebied
Documentatie & Informatie
Salarisindicatie
€ 2756 - € 4048 p.m.
Solliciteer vóór
6 december 2021
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer direct

Jouw functie

Wij zoeken een secretaris bestuurlijke besluitvorming om ons team, de griffie van de Rotterdamse gemeenteraad, voor 36-40 uur per week te versterken. Zie jij jezelf al werken in het prachtige monumentale stadhuis aan de Coolsingel, midden in de stad? Ben jij sterk in documentverwerking/informatiebeheer, kun je veel taken tegelijk aan, ben je flexibel en heb je bestuurlijke voelsprieten? Reageer dan op deze functie!
 
Jij gaat aan de slag als secretaris voor zowel gemeenteraadsvergaderingen als commissievergaderingen. Wil je zien hoe zo’n vergadering eraan toe gaat? Bijna alle vergaderingen zijn openbaar te volgen op het raadsinformatiesysteem: rotterdam.raadsinformatie.nl.

Hoe ziet jouw week er ongeveer uit?

Maandag: voor je commissie heb je verschillende overleggen met de ondersteuning van de wethouders om de voortgangslijsten van moties, toezeggingen en schriftelijke vragen door te nemen. Jij denkt hier niet direct inhoudelijk mee, maar zorgt er voor dat alle deelnemers hun werk kunnen doen door overzichten uit te draaien en bij te werken na het overleg.

 
Dinsdag: je hebt diverse overleggen met collega’s van de griffie. Intussen vergadert het College van Burgemeester & Wethouders, die gaan veel documenten naar de gemeenteraad sturen om over te besluiten. Jij verwerkt die documenten samen met je collega’s in de juiste systemen zodat ze online komen voor een aankomende vergadering en gekoppeld zijn aan de juiste agendapunten. Je hoeft niet alle stukken te lezen, maar moet ze wel globaal doornemen om te bepalen wat er met het stuk moet gebeuren. Daarnaast controleer je de notulen van een eerdere raadsvergadering op fouten.

Woensdag: je spreekt met een collega griffier de agenda door voor de aankomende commissievergadering. Jij regelt de catering, beveiliging en bodes. Ook heb je diverse burgers telefonisch te woord gestaan, omdat ze graag bij een vergadering willen inspreken. Jij hebt hun bijdrage geregistreerd en op de dag zelf vang je ze netjes op. Soms zijn het er een handvol, maar bij het onderwerp Feyenoord City waren het er ruim 60! Je zet de zaaltechniek, presentaties en sprekerspasjes klaar, zodat iedereen kan beginnen. Als je deze dag voor de gemeenteraad voorbereidt ben je bezig met het werkexemplaar, een soort draaiboek voor de voorzitter (vaak de burgemeester).

Donderdag: vandaag ondersteun je een raadsvergadering. Dat wordt een lange dag, een vergadering kan wel 16 uur duren! Gelukkig kun je afwisselen met een collega. Tijdens de vergadering vliegen de moties je om de oren, jij zorgt ervoor dat alle moties snel online komen te staan. Tijdens de vergadering bedien jij ook het stemsysteem, waarmee alle raadsleden hun stem uitbrengen over besluiten. Spannend, want dat moet secuur! Werk je vandaag voor een commissie, dan is donderdag een dag om rekening te houden met spoedstukken, soms ook buiten kantoortijden.  Dat vraagt snel schakelen met collega’s.

Vrijdag: gisteren werd het laat, dus vandaag slaap je uit en begin je rond het middaguur. Je gaat met de stapel moties aan de slag van de raadsvergadering van gisteren. Je haalt de benodigde handtekeningen op, schrijft de stemuitslag op het document en archiveert ze in het documentmanagementsysteem Corsa.

Jouw profiel

Als secretaris bestuurlijke besluitvorming is geen dag hetzelfde en krijg je energie van taken die op voorhand niet te plannen zijn. Je werkt immers voor het hoogste bestuursorgaan van de stad; een politiek orgaan – en politiek laat zich nooit sturen! Jij houdt echter het hoofd koel en zorgt er in die hectische omgeving voor dat er structuur is en alles op rolletjes loopt. Je werkt gedisciplineerd aan je eigen takenpakket, maar springt ook in voor collega’s waar nodig. De functie is een overwegend uitvoerende en procedurele functie. Dat laatste wil zeggen dat veel zaken moeten verlopen ‘volgens de regels’. Hoewel jij je vooral bezighoudt met het verwerken van documenten, krijg je veel interessante en complexe zaken mee! De functie vraagt soms veel van je; je werkdagen zijn zelden van 9 tot 5. Sterker nog, er wordt vaak in de avond vergaderd. Maar er heerst een sterk gevoel van ‘we doen het samen’ en we maken altijd ruimte voor ontspanning! Als jij ook collegiaal, hard werkend, secuur, stressbestendig, bestuurlijk sensitief en integer bent (en houdt van tafelvoetbal) dan pas jij bij ons. Affiniteit met (lokale) politiek is mooi meegenomen.

Daarnaast zien we de volgende zaken graag terug:
  • Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
  • Minimaal drie jaar relevante werkervaring als informatiebeheerder, bestuursondersteuner of secretaris in een bestuurlijk domein; 
  • Uitstekende digitale vaardigheden: je bent het gewend om met diverse procesapplicaties te werken, bijvoorbeeld met zaak- of documentmanagementsystemen. Je maakt je nieuwe processen/systemen snel eigen en kunt goed tegen veranderingen daarin;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (in woord en geschrift).

Ons aanbod

Rotterdam is een moderne en eigentijdse werkgever, die goede arbeidsvoorwaarden koppelt aan vernieuwende manieren van werken. Concreet bieden we aan:
  • Een aanstelling van 36 uur, én de mogelijkheid tot het opnemen van 26 extra verlofdagen bij een werkweek van 40 uur. Houd er rekening mee dat je verlof zo veel mogelijk tijdens reguliere schoolvakanties moet plaatsvinden. Verder werk je maandag t/m vrijdag. Eén dag een halve dag werken is mogelijk. Houd verder rekening met regelmatig avondwerk, met name op woensdag of donderdag;
  • Een salaris tussen € 2756,- en € 4048,- (schaal 9) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
  • Een jaarcontract dat wordt omgezet naar een vast contract wanneer het van beide kanten bevalt. Interne medewerkers met een vast dienstverband kunnen dat voortzetten.
  • Je kunt thuis werken, maar wordt ook regelmatig op kantoor verwacht. De gemeenteraad vergadert vaak fysiek;  
  • Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van een individueel keuze budget van 17,05% van je jaarsalaris die je naar eigen inzicht kunt inzetten;
  • Een uitstekende pensioensregeling van ABP;
  • Middelen om goed je werk te kunnen doen zoals een smartphone, iPad of laptop.

Dit item is gesloten.

De afdeling

Dit item is gesloten.

Onze organisatie

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Sandra Olislaegers (Hoofd Informatievoorziening & Dienstverlening), tel. 06-19263588. Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Ikram Adoui, recruiter, te bereiken via tel. 06-43836099.

Reageren kan tot uiterlijk 21 november. De sollicitatiegesprekken zullen in de week van 22 november plaatsvinden. De gesprekken zullen face to face plaatsvinden, hierbij zullen de coronarichtlijnen in acht worden genomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

Bij Gemeente Rotterdam hechten we veel waarde aan integriteit, diversiteit, het creëren van gelijke kansen en interne doorgroeimogelijkheden. Wil je solliciteren? Lees hier waar we waarde aan hechten. Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor Gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vragen? Neem gerust contact op met Ikram

Ikram Adoui,
Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • WO
  • 36 uur
  • Documentatie & Informatie
  • € 4279 - € 5872 p.m.