Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Programmasecretaris EU-arbeidsmigranten

Opleidingsniveau
WO
Aantal uren
36 uur
Vakgebied
Projectmanagement
Salarisindicatie
€ 3561 - € 5169 p.m.
Solliciteer vóór
24 juni 2021
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer direct

Jouw functie

Voor het nieuwe actieprogramma EU-arbeidsmigranten) zoeken we een programmasecretaris. Je fungeert als rechterhand van de programmamanager en vormt de spil van het programmateam. Je pakt concrete vragen op die spelen in de portefeuille van de wethouder en het programma en zet deze zaken uit binnen de gemeente, landelijke en reginale overheden en bij onze ketenpartners. Je voert regie op het (bestuurlijke) besluitvormingsproces en stelt samen met de programmamanager complexe of politiek gevoelige agendaposten en notities op. Je zorgt voor tijdige en kwalitatief hoogstaande besluitvorming, waarbij je intensief samenwerkt met de vakspecialisten. Het programma is clusteroverstijgend. Je vervult deze rol vanuit het team Strategie van de directie Veiligheid.

Jouw taken

  • Het ondersteunen van de programmamanager bij haar werkzaamheden, van de opbouw- tot de realisatiefase van het actieprogramma EU-arbeidsmigranten 2021-2025;
  • Ondersteunende en coördinerende werkzaamheden voor het programmateam en de wethoudersstaf EU-arbeidsmigranten: opzetten en aanlevering van agenda en stukken,) verslaglegging van overleggen, uitzetten (binnen het hele concern) en bewaken van alle acties en voortgang;
  • Het opzetten en bijhouden van overzichten (actielijsten, stakeholderoverzicht, financieel overzicht, programmaplanning); 
  • Het inboeken, monitoren, uitzetten en waar nodig beantwoorden van publieksreacties, moties, toezeggingen en schriftelijke vragen;
  • Coördineren van jaarplan, jaarrapportage en het begrotingsproces/ planning & control cyclus;
  • Organiseren en plannen van consultatierondes, workshops, bijeenkomsten en werkbezoeken (in- en extern);
  • Administratieve werkzaamheden voor programmateam en programmamanager, zoals maken van afspraken, opstellen en bewaken mijlpalenplanning en verwerking van offertes, aanbestedingen, gunningen, facturen etc..
Het programma is in ontwikkeling en krijgt de komende tijd verder vorm. Dit kan ook gevolgen hebben voor de precieze verdere invulling van jouw takenpakket.

Jouw profiel

Je hebt WO werk- en denkniveau en ervaring in een vergelijkbare secretaris rol in een project- of programmaomgeving. Werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
Je hebt een politiek-bestuurlijke antenne en kunt goed schakelen tussen verschillende niveaus en belangen. Je bent communicatief vaardig en je schrijfvaardigheden zijn uitstekend. Je hebt ervaring in het schrijven van bestuurlijke documenten, zoals raadsvragen, brieven en notities. Je hebt ervaring in het voorbereiden van verschillende overleggen en verslaglegging. Stressbestendigheid, lef, flexibiliteit en een proactieve houding zijn eigenschappen die bij jou horen. Je kunt goed prioriteren en structureren en je eigen werk organiseren. Je bent scherp op het bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en lopende processen. Tegelijkertijd ben je hands-on, hou je van organiseren (van werkbezoeken, bijeenkomsten, etc.) en het creatief en flexibel omgaan met ad hoc vragen of situaties. Dit is geen ‘9 tot 5’- baan; de kernwaarden van Directie Veiligheid zijn alert, samen en wendbaar. Dat vraagt soms dat je af en toe ook buiten werktijden, of op stel en sprong, inzetbaar bent om die zaken op te pakken die op dat moment aan de orde zijn.

Ons aanbod

Een mooie functie en rol binnen een programma in opbouw waar je het verschil voor de stad en de betrokkenen kunt maken. Een salaris die past bij wie je bent en wat je kunt. Hoeveel precies stemmen we graag met je af, tot maximaal 5169 euro bruto per maand (schaal 11) op basis van een 36-urige werkweek.

En verder goede arbeidsvoorwaarden, o.a.:

  • Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden;
  • Een arbeidsovereenkomst van één jaar, die bij wederzijdse tevredenheid kan worden omgezet naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
  • Een ABP-keuzepensioen;
  • Uitstekende verlofregelingen;
  • Een aantrekkelijk opleidingsprogramma;
  • Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet.
Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!

Dit item is gesloten.

De afdeling

Dit item is gesloten.

Onze organisatie

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Suzanne Dalman, Teamleider, te bereiken via tel. 06-10 90 72 91. Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Conny Chan, Recruiter, te bereiken via tel. 06-12378752.

Je kunt solliciteren tot en met 23 juni 2021.

De gesprekken vinden plaats op 1 juli 2021. 

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.

Bij Gemeente Rotterdam hechten we veel waarde aan integriteit, diversiteit, het creëren van gelijke kansen en interne doorgroeimogelijkheden. Wil je solliciteren? Lees hier waar we waarde aan hechten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vragen? Neem gerust contact op met Conny

Conny Chan,
Recruiter