Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Managementassistent Project GREAT

Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging en wil je een rol spelen in één van de grootste interne projecten binnen ons concern?

Lucille Telting

Mail 0613561789
Salarisindicatie
€ 2255 - € 3301 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Bepaalde tijd
Solliciteer t/m
18 mei 2022

Jouw rol

Wij zijn per direct op zoek naar een enthousiaste Managementassistent voor de duur van het project GREAT (t/m begin 2024). In dit project wordt door honderden mensen samengewerkt om voor alle financiële- en inkoopprocessen een nieuw softwarepakket in de Cloud te implementeren.

We zijn op zoek naar een harde werker die er uitdaging in ziet dat alles organisatorisch prima geregeld is. Dat doe je niet alleen. Je werkt in een team samen met een collega Managementassistent en met drie Projectsecretarissen. Samen vormen jullie het Projectbureau (PMO). Vanuit dit bureau worden de belangrijkste overleggen in het project gefaciliteerd, zoals de stuurgroep en het project MT. Ook wordt de projectleiding ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.

Je wordt onderdeel van het team Project- en Procesmanagement (PPM) van directie FJINK (Financiën, Juridisch en Inkoop). Ben je reeds werkzaam bij de Gemeente Rotterdam? We staan er ook voor open om je (tijdelijk) in te lenen via een interne detachering. 

Wat ga je doen als Managementassistent project GREAT?
Het team Project- en procesmanagement (PPM) bestaat uit collega’s met een hart voor het organiseren van een excellente bedrijfsvoering. Het team leidt verbeterprojecten- en processen, borgt kwaliteit en ondersteunt het management van de directie FJINK (Financiën, Juridisch en Inkoop). Ze verbinden, bewaken de koers en wakkeren vernieuwing aan. Daarmee dragen ze bij aan de visie van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning als de motor van het concern: een machinekamer die altijd draait óók als elders het licht uitgaat.

PPM zorgt ervoor dat de afdelingen binnen FJINK volgens de strategie van Operational Excellence kunnen werken. Dat doet zij onder andere door programma-, project-, en procesmanagers te leveren die verbeteringen in de afdelingen Accounting, Inkoop & Aanbestedingszaken, Financial Reporting en Juridische Diensten doorvoeren. Het team bestaat uit zo’n 14 collega’s. In het team heerst een prettige werksfeer. Collega’s staan voor elkaar klaar en helpen elkaar op weg. Humor en werkplezier vinden we erg belangrijk.

De werkweek van een managementassistent in het project GREAT is zoals je kunt lezen verre van saai. Elke dag is weer anders. Er is veel werk aan de winkel. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor ontwikkeling en natuurlijk veel werkplezier.
Jouw specifieke taken als managementassistent:
  • Maakt en bewaakt afspraken, je beheert agenda’s;
  • Bewaakt de afhandeling en de voortgang van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;
  • Organiseert activiteiten, volgt en bewaakt de uitvoering en rapporteert daarover;
  • Verstrekt zowel mondeling als schriftelijk en digitaal informatie aan collega’s;
  • Verzamelt en selecteert door de projectsecretarissen- of projectleiders verlangde informatie;
  • Verricht administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden, archiveert documenten, handelt correspondentie af, stelt mails of brieven op;
  • Organiseert vergaderingen en notuleert vergaderingen, verzorgt besluiten- en actielijsten;
  • Organiseert bijzondere bijeenkomsten; regelt daarvoor alle organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals reserveren ruimte, opstellen agenda, uitnodigen deelnemers en desgewenst notuleren.
We bieden je in eerste instantie een arbeidsovereenkomst of interne detachering aan voor één jaar met de optie tot verlenging.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

Als (project)manager ben jij van een stad die klaar is voor vandaag maar ook voor de opgaven van morgen. Je neemt verantwoordelijkheid, geeft vertrouwen, creëert ruimte en verbindt. Voor het concern en voor de stad.

Jouw profiel

Als je in deze toffe werkomgeving een bijdrage wilt leveren, zijn we op zoek naar jou. Iemand voor wie agendabeheer, telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met ingewikkelde afspraken, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen de directie spelen. Wij zoeken een enthousiaste collega die in eerste instantie voor het project GREAT gaat werken maar die ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt met de andere Managementassistenten binnen de directie en daar waar nodig collegiaal te hulp schiet. We zoeken een collega die een klantgerichte instelling heeft, assertief is als het moet en beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast weet je om te gaan met gevoelige en/of vertrouwelijke informatie en vervul je soms de rol van sparringpartner van de projectsecretarissen.

Verder neem je mee:
  • Een diploma in de richting van managementassistent/secretaresse en meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
  • Prima beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
  • Kennis van en ervaring met MS Office – en dan zeker met Outlook - en ervaring met ondersteunende systemen zoals Oracle en Planon;
  • Oplossingsgerichte houding en uiteraard de nodige teamspirit.

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie.

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden.

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je interesse kenbaar maken bij Adriaan Don, Teamleider Project- en Procesmanagement, te bereiken via wa.don@rotterdam.nl of via tel. 06-14429887.
Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Lucille Telting, Recruiter, te bereiken via tel. 06-13561789.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
 

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Lucille

Lucille Telting