Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Management assistent

Fleur van Popering
Recruiter

Mail 0628741854
Salarisindicatie
€ 2255 - € 3301 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
29 mei 2022

Jouw rol

Met jouw organisatorische skills en talent voor ontzorgen, ben je de steunpilaar van de afdeling onderwijs. Je toont initiatief en vindt het leuk om mee te denken over verschillende onderwerpen met als thema onderwijs. Als managementassistent ondersteun je, samen met twee andere managementassistenten, de afdeling Onderwijs (Afdelingshoofd en 6 teammanagers). Het team van managementassistenten vervangt elkaar onderling. In deze rol ondersteun jij meerdere managers. 

Jouw werkgebied voor deze vacature is het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.
Bij de gemeente Rotterdam staat centraal dat je je als medewerker kunt ontwikkelen. Dat stimuleren we ook. Want hoe beter jij je werk kunt doen, hoe beter het resultaat voor onze stad.

Deze taken pak je op:
  • Je bereidt het Afdelingshoofd voor op afspraken en vergaderingen, met stukken die gereed zijn en de juiste details van de afspraak (waar, met wie, onderwerp);
  • Je verzorgt administratieve ondersteuning zoals telefoonbeantwoording, het maken van afspraken (met voldoende ruimte, reistijd, etc.), de postbehandeling en representatie bestellingen;
  • Daarnaast verzorg je de correspondentie, presentaties en adresbestanden in opdracht van het afdelingshoofd en de teamleiders;
  • Ook ben je speciaal belast met de verslaglegging van bijeenkomsten ten behoeve van de (afdelings) teams, sectorkamers en diverse overleggen binnen het onderwijsveld (met externe partners);
  • Overige taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailings t.b.v. de afdeling (afdelings- en secretariaatsmailbox) en boeken van ruimtes of Teams-vergaderingen;
  • Het bijdragen aan het organiseren van evenementen en nieuwsbrieven is een belangrijk onderdeel van het takenpakket;
  • Daarnaast doe je binnen de speelruimte van het vakgebied onderwijs (verbeter) voorstellen aan het afdelingshoofd en de teammanagers.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

In jouw werk en vakgebied staat één ding centraal: we willen het leven van de Rotterdammers zo makkelijk mogelijk maken.

Jouw profiel

De Managementassistent die wij zoeken beschikt over MBO werk- en denkniveau en een aantal jaar werkervaring op het vakgebied. Je hebt aantoonbare ervaring met het ondersteunen van managers. Je houdt van aanpakken en kunt goed zelfstandig werken. Je hebt ervaring in het werken in een politiek en hectische omgeving.

En verder beschik, kun, ben en heb je:
  • Een resultaatgerichte instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners;
  • Aantoonbare ervaring met het werken met het MS Office pakket (Word, Outlook en Excel), Oracle en het Concerndashboard;
  • Accuraat, je bent zeer nauwgezet, precies en zorgvuldig. Je wil kwaliteit afleveren en kijkt kritisch naar jouw werk;
  • Vanzelfsprekend over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden;
  • De spin in het web voor de afdeling m.b.t. secretariële zaken. Hiervoor onderhoud je contacten met de teams binnen afdeling Onderwijs en het onderwijsveld met scholen, schoolbersturen en sectorkamers;
  • Flexibel en past je makkelijk aan. Je kunt je gemakkelijk aanpassen aan snel veranderende omstandigheden en voelt je dus als een vis in het water in een dynamische omgeving. Maar ook wat betreft het mogelijk in de toekomst veranderen van taken in je functie. Dit zie je meer als een uitdaging en een nieuwe kans, dan als een belemmering;
  • Een proactieve houding en een representatieve instelling.  

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie.

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden.

Heb je interesse?

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Frans Bello, Interim manager, te bereiken via tel.: 06-53799420.

Reageren kan tot en met 29 mei. Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

 

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Fleur

Fleur van Popering, Recruiter