Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Enthousiaste, proactieve Afdelingsadviseur

Opleidingsniveau
HBO, WO
Aantal uren
36 uur
Vakgebied
Documentatie & Informatie
Salarisindicatie
€ 4279 - € 5872 p.m.
Solliciteer vóór
26 juli 2021
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer direct

Jouw functie

Op zoek naar een gespreid bedje? Dan is dit geen vacature voor jou. Maar als je van bouwen houdt moet je zeker verder lezen!

Als Afdelingsadviseur ga jij in nauwe samenwerking met het afdelingsmanagement van Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding zorgen voor de verdere ondersteuning en stroomlijning van inhoudelijke informatiedeling binnen de afdeling. Gericht op het leveren van overzichten over inzet van mensen en middelen en bijbehorende (sturing op) resultaten. Jij bent de schakel tussen de teams en disciplines binnen de afdeling. Het leveren van gevraagde ondersteuning heeft tot doel de manager, in overleg en afstemming met de teamleiders, op projectmatige en eenduidige wijze te voorzien van overzichten, analyses, rapportages en voortgangsoverzichten. Je zorgt ervoor dat de door de teamleiders geproduceerde resourceplanningen up-to-date blijven. Ook het administratief ondersteunen van de manager, afhandeling van diverse acties in systemen (financiën, inkoop) etc. is onderdeel van je taak. Je bereidt afdelingsbijeenkomsten voor en maakt het programma in overleg met collega’s, zorgt voor het overzicht over opvolging van onze vergaderbesluiten, maakt flitsende (huisstijl) presentaties en bereidt de concepten voor de afdeling brede dashboards voor. De door jou gegenereerde sturings-en managementinformatie over PBI delen we binnen ons MT. Er zijn zes teams, teamleiders en programmamanager(s). Je draagt eraan bij dat het MT steeds een compleet en actueel inzicht heeft en weet wat er speelt en omgaat binnen de afdeling. Zodat wij integraal de PBI-diensten en -producten (kunnen) aanbieden en deze in gezamenlijkheid kunnen inzetten ten behoeve van onze collega-clusters. En tot slot informeer je namens de manager diverse stakeholders, waaronder formele opdrachtgevers over proces of inhoud over lopende programma’s en trajecten. Proactief pak je in afstemming met de teamleiders en programmamanager(s) deze voorbereiding op voor de tijdige terugkoppeling aan de opdrachtgever(s). Voor deze rol is het goed om kennis te hebben van het Rotterdams projectmanagement (RSPW) en governance in het algemeen. Je levert tekstvoorstellen aan die worden opgevraagd door derden, o.a. voor diverse jaarverslagen, nieuwsbrieven en verantwoordingsdocumenten. Dit doe je natuurlijk niet vanuit de losse pols, maar vanuit de koers en strategie die past binnen de beleidskaders voor procesmanagement en informatiehuishouding.

Ben jij die regelaar met een stevige persoonlijkheid? Ben je een goede ondersteuning voor de manager en zie je het als een uitdaging te zorgen voor informatie-en kennisdelen, voor tijdige terugkoppeling en communicatie aan opdrachtgevers en onze klanten over proces en inhoud? Ben jij die afdelingsadviseur die gevraagd en ongevraagd werk oppakt dat er ligt en/of niet schroomt goede suggesties voor verbetering van onze interne bedrijfsvoering te geven? Word je warm van het vakgebied Procesmanagement en Beheer Informatiehuishouding en het zorgen voor het behoud van het overzicht over de lopende zaken voor het management? Dan zijn we op zoek naar jou! Je maakt deel uit van de afdeling PBI en wordt aangestuurd door de manager.

Jouw profiel

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij een goede samenwerking met collega’s.
Jij kent de nieuwste ontwikkelingen op het vakgebied van officemanagement en de wijze van leveren adequate ondersteuning met gebruikmaking van diverse rapportagetools, systemen en officetoepassingen. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.
 
Wij zien graag de volgende competenties bij je terug:

  • Je bent proactief, beschikt over een helicopterview
  • Je kunt goed organiseren en structureren
  • Je bent nieuwsgierig, leergierig en enthousiast, en zorgt voor goede afstemming
  • Je weet prioriteiten te stellen en kunt op een juiste wijze inschatten wat mogelijke (politieke) risico’s of urgente zaken zijn en kunt hier de juiste acties op inzetten.
  • Je kunt gevraagd en ongevraagd advies geven
  • Je kunt het overzicht bewaren en samenhang signaleren over relevante overleggen of  onderwerpen die zich afspelen op het terrein van informatiehuishouding
  • Je bent verder gewend om met dedicated partners, zowel intern als extern, samen te werken. Hierin stel jij de klant centraal;
  • Je hebt integriteit hoog in het vaandel en kunt flexibel schakelen tussen de gestelde kaders, de afdeling, het MT en andere partners.
Verder stellen we de volgende eisen aan je:
  • Je hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal één tot drie jaar werkervaring als Afdelingsadviseur– of secretaris, of je hebt deze werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie.
  • Je bent in staat zelfstandig te werken en de juiste prioriteit te geven aan de beschreven taakvelden.
  • Je bent flexibel, kunt goed schakelen en urgentie herkennen;
  • Je bent resultaat- en klantgericht.
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • En goed in: ‘gewoon doen wat je nu moet doen – met deadlines’
  • Je hebt kennis van project-en programmamanagement; het is een pre als je kennis hebt over de werkwijze binnen de gemeente Rotterdam, volgens het RSPW-model;
  • Je hebt ervaring met het verlenen van administratieve en/of financiële ondersteuning.

Ons aanbod

Je hebt in deze functie daadwerkelijk de kans om mee te bouwen aan en het inzichtelijk maken van interne en externe relaties, werkoverleggen en processen. Deze kun je vervolgens vertalen naar afdelingsdoelen, intern afstemmen, kortsluiten en zorgen voor informatie-uitwisseling tussen de teams, zodat dit proces, de dienstverlening en het leveren van het gevraagde product door PBI zo soepel mogelijk verloopt. En zodat er geen dubbels zijn, en we op andere schaakborden met hetzelfde bezig zijn etc. Wij bieden je daarnaast een dynamische werkomgeving, met ruimte voor eigen invulling en de mogelijkheid tot het oppakken van verantwoordelijkheden. Dit alles zodat we uiteindelijk met elkaar tot nog mooiere resultaten voor PBI kunnen komen. Als laatste geven we je graag mee dat we bij de invulling van deze vacature aandacht hebben voor inclusie en diversiteit. Dit betekent dat wij op zoek zijn naar een kandidaat die in het team past en een aanvulling is op de teamleiders, de implementatiemanager en programmamanagers.

We bieden je verder een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring bieden we je maximaal € 5872 (schaal 12) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Een aanstelling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden, mits je nog niet over de gevraagde werkervaring beschikt.

Je kunt daarnaast de volgende arbeidsvoorwaarden van ons verwachten:

  • Een hybride werkomgeving
  • Een 36-urige werkweek met flexibele werktijden.
  • Een ABP-keuzepensioen.
  • Uitstekende verlofregelingen.
  • Een aantrekkelijk opleidingsprogramma.
  • Een individueel keuzebudget van 17,05%. Aan jou de keuze wat je met dit budget doet. Vakantiegeld? Een keer per jaar laten uitbetalen? Extra verlofuren? Het kan allemaal!

Dit item is gesloten.

De afdeling

Dit item is gesloten.

Onze organisatie

Heb je interesse?

Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet! Solliciteren kan via op de ‘solliciteer direct’ knop.

Heb je eerst nog inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Dominique Boelen (Manager Procesmanagement Beheer Informatiehuishouding), te bereiken via tel. 06-1829 3886.

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact op nemen met Matthias van der Beek (Corporate Recruiter), te bereiken via tel. 06-1829 3896.

Een assessment (of game) kan onderdeel uitmaken van de procedure.

Bij Gemeente Rotterdam hechten we veel waarde aan integriteit, diversiteit, het creëren van gelijke kansen en interne doorgroeimogelijkheden. Wil je solliciteren? Lees hier waar we waarde aan hechten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vragen? Neem gerust contact op met Matthias

Matthias van der Beek,
Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • WO
  • 36 uur
  • Documentatie & Informatie
  • € 4777 - € 6365 p.m.
  • HBO, WO
  • 36 uur
  • Documentatie & Informatie, Juridisch
  • € 3561 - € 5169 p.m.