Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

DIV-medewerker

Opleidingsniveau
MBO
Aantal uren
27 uur
Vakgebied
Documentatie & Informatie
Salarisindicatie
€ 2484 - € 3591 p.m.
Solliciteer vóór
2 december 2020
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer direct

Jouw functie

Wij zoeken een energieke DIV-medewerker die ons team kan versterken.  De juiste en vlotte verwerking van (digitaal) ingekomen documenten en archivering daarvan zijn enkele van onze belangrijkste taken. Als DIV-medewerker ben jij een onmisbare schakel om de raadsprocessen goed te laten verlopen. Ben jij een teamplayer met gevoel voor je omgeving, en wil jij het hoogste bestuursorgaan van Rotterdam ondersteunen?  Reageer dan op deze functie van DIV-medewerker bestuurlijke besluitvorming!
 Als DIV-medewerker bij de raadsgriffie word je zeer divers ingezet:

  • Je zorgt ervoor dat ingekomen (bestuurlijke) stukken zoals raadsvoorstellen, moties, en schriftelijke vragen vlot, accuraat en volledig worden geregistreerd, gerouteerd en gearchiveerd in ons documentmanagementsysteem (vooralsnog Corsa (Next). Een groot deel van de stukkenstroom is digitaal;
  • De stukken die je registreert en routeert neem je globaal door om ze te kunnen koppelen aan het juiste beleidsterrein/raadscommissie. Dit kunnen lijvige en/of complexe stukken zijn. Er zit dus een inhoudelijke component aan je taak en je moet op de hoogte zijn van de vele onderwerpen die voorbijkomen. Daarnaast scan je documenten op privacy-gevoelige informatie omdat veel ingekomen documenten uiteindelijk openbaar worden gemaakt;
  • Je zorgt ervoor dat papieren post digitaal wordt gemaakt, verder wordt geregistreerd/gerouteerd en gearchiveerd;
  • Je werkt de digitale en papieren archieven bij (dossiers vormen, opschonen);
  • Je bewaakt en signaleert over de gegevenskwaliteit en DIV-afspraken;
  • Je neemt deel aan ICT-projecten door vanuit jouw rol functioneel te testen. Je kunt goed beoordelen wat de impact van nieuwe IT / processen is op jouw werkgebied en denkt mee in oplossingen of verbeteringen;
  • Je beantwoordt inkomende telefoontjes op het algemeen griffie-telefoonnummer.
Je hebt twee vaste DIV-collega’s. Verder werk je veel samen met de commissiesecretarissen, kwaliteitsmedewerker informatiebeheer en onze adviseur digitale archivering.
 
De griffie heeft de verbetering van haar informatiebeheer als speerpunt geformuleerd. Dat betekent dat je in een dynamisch - en op de toekomst gericht - werkveld komt te functioneren. Het is daarom van belang dat je gaat voor kwaliteit en goed om kan gaan met veranderingen in IT en proces/werkwijze. Voor een groot deel werken we digitaal, dus is het belangrijk dat je ruime ervaring hebt met het werken met documentmanagementsystemen.

Jouw profiel

  • Je hebt minimaal een afgeronde MBO4;
  • Je hebt relevante vakopleidingen gedaan, bijv. SOD I en SOD-II of soortgelijk;
  • Je hebt minimaal drie jaar recente ervaring in het registreren, routeren en archiveren van ingekomen digitale stukken in een documentmanagementsysteem (ervaring Corsa is een pré);
  • Je beschikt over kennis en ervaring op het gebied van zowel fysieke als digitale dossiervorming en archiefstructuren;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
  • Affiniteit met bestuurlijke besluitvorming is een pré.
Je beschikt over de volgende competenties/eigenschappen:
  • Samenwerken: je neemt niet alleen actie als mensen op je afstappen, maar zoekt ook proactief de samenwerking op met anderen. In onze omgeving moet je veel en snel schakelen met collega’s, omdat bestuurlijke stukken zeer vlot moeten worden afgehandeld.
  • Flexibiliteit: in onze omgeving komt het regelmatig voor dat je een taak moet laten vallen om een meer urgente taak op te pakken. Als iemand aan je bureau staat met zo’n verzoek raak je niet van de leg, maar pak je de vraag snel op. Ook als er sprake is van druk of stress. Daarnaast moet je flexibel zijn voor wat betreft je werktijden/-dagen. Je werkrooster stem je onderling af met de DIV-collega’s;
  • Omgevingsbewustzijn: je moet niet alleen op verzoek van buitenaf, maar ook zelf aan de hand van stukken kunnen zien of er sprake is van gevoeligheden en/of urgentie. Omdat je in een politieke omgeving werkt, zie en hoor je veel, en moet je discreet en integer zijn.
  • Planmatig werken: Je houdt overzicht in de veelheid van taken door je eigen werk goed te structureren. Je bewaakt de voortgang van activiteiten en stemt dit met anderen af.
  • Communiceren: Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken. Je stelt je open en actief op bij gesprekken, weet goed te luisteren en de kern eruit te halen.

Ons aanbod

Rotterdam is een moderne en eigentijdse werkgever, die goede arbeidsvoorwaarden koppelt aan vernieuwende manieren van werken. Concreet bieden we aan:

  • Een aanstelling van 27 uur, met flexibele werkuren ten behoeve van opbouw ADV; het is wel van belang dat je flexibel bent in je werkrooster dat in onderling overleg wordt afgestemd;
  • Een salaris dat past bij wie je bent en wat je kunt. Afhankelijk van onder andere jouw ervaring van maximaal € 3591,- (schaal 8) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
  • Indien je solliciteert als inhuurkracht bij gemeente Rotterdam of externe geldt een aanstelling voor een jaar, die daarna wordt omgezet naar een vaste aanstelling wanneer het van beide kanten bevalt. Interne medewerkers met een vast dienstverband kunnen dat voortzetten;
  • Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden op basis van een individueel keuze budget van 17,05 % van je jaarsalaris die je naar eigen inzicht kunt inzetten;
  • Een uitstekende pensioensregeling van ABP en de mogelijkheid tot het opnemen van 26 extra verlofdagen bij een werkweek van 40 uur;
  • Mobiele hulpmiddelen om goed je werk te kunnen doen zoals een smartphone, iPad of laptop.

Dit item is gesloten.

De afdeling

Dit item is gesloten.

Onze organisatie

Heb je interesse?

Denk jij dat je fluitend door de gesprekken komt? Reageer dan via de knop ‘solliciteer direct’ en overtuig ons van jouw vaardigheden. Mocht je worden uitgenodigd voor een gesprek zal dit via videobellen (MS Teams) plaatsvinden. De gesprekken staan gepland in week 50 en week 51. Een assessment kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.
 
Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Sandra Olislaegers (Hoofd Informatievoorziening & Dienstverlening), tel. 06-19263588. Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Ikram Adoui, recruiter, te bereiken via tel. 06-43836099. Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen. 
 
Werken bij de gemeente Rotterdam vereist een verklaring omtrent gedrag. Bij de Raadsgriffie wordt hier elke drie jaar opnieuw om gevraagd.
Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen.

Bij Gemeente Rotterdam hechten we veel waarde aan integriteit, diversiteit, het creëren van gelijke kansen en interne doorgroeimogelijkheden. Wil je solliciteren? Bekijk dan eerst onze voorwaarden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Vragen? Neem gerust contact op met Ikram

Ikram Adoui,
Recruiter