Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Directiesecretaris

Ben je in staat hierin maatwerk te leveren door het ene moment ondersteunend te zijn en het andere moment adviserend? Dan maak jij ons nieuwsgierig!

Koen Olmer
Recruiter

Mail 0642108993
Salarisindicatie
€ 3701 - € 5372 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Onbepaalde tijd
Solliciteer t/m
13 augustus 2022

Jouw rol

Ben jij sterk in het stroomlijnen van een spervuur aan vragen? Pak je makkelijk de ruimte om ‘jouw’ directeur in positie te brengen? Ben je in staat hierin maatwerk te leveren door het ene moment ondersteunend te zijn en het andere moment adviserend? Dan maak jij ons nieuwsgierig! Lees verder om te weten te komen of jij bent wie wij zoeken.

Als directiesecretaris ben je een rustpunt voor de directeur, een natuurlijke vertrouweling waarmee hij/zij over van alles kan sparren. Tegelijkertijd ben je zichtbaar voor de afdeling(en) en het Stadhuis, zij weten wat zij aan jou hebben; een behulpzame partner, die tegelijkertijd rolzuiver is en opgaves adresseert waar ze thuishoren. Je draagt eraan bij dat, in welke portefeuille je ook actief bent, er werkafspraken zijn die de boel goed doen lopen en jou helpen jouw rol te pakken.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat achter de schermen processen goed moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je werkt op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van een belangrijk overleg, het andere moment lees je mee met een gevoelig stuk en de volgende dag sta je ervoor aan de lat een hete aardappel goed in organisatie te beleggen.

Daarnaast vragen we je mee te denken hoe we benodigde werkzaamheden effectiever en efficiënter kunnen organiseren, zonder dat er gaten vallen in onze huidige dienstverlening voor de directie en het bestuur. Je onderzoekt, analyseert, structureert en signaleert mogelijke afwijkingen, knelpunten, kansen en bedreigingen voor de werkzaamheden gerelateerd aan de afdeling en brengt op basis hiervan een advies uit.

Tot slot help je mee om van de afdeling DBO  de leukste afdeling van het Rotterdamse concern te maken. Je brengt nieuwe ideeën in en helpt deze werkelijkheid te maken. Je draagt bij aan het gevoel van gezamenlijkheid en slagvaardigheid.

Oke! Maar wat ga je dan concreet doen?

De volgende werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:
  • Je draagt eraan bij dat zaken niet blijven hangen. Je organiseert verbinding;
  • Je organiseert dat de inhoudelijke afdelingen jou van (status)informatie voorzien, daarvoor stel je de juiste vragen op het juiste moment aan de juiste mensen;
  • Je draagt zorg voor een goed en effectief lopend directie-MT;
  • Je legt afspraken vast en door jou weet of leert men wat er moet gebeuren;
  • Je adviseert en denkt mee met collega’s over hoe ze zo secuur mogelijk welke overleggremia kunnen bereiken;
  • Tegelijkertijd ben je rolbewust, en weet je collega’s te activeren en motiveren om zo veel mogelijk zelfstandig zaken op te pakken;
  • Je bent een kritische vriend voor ‘jouw’ directeur, waarbij je hem of haar gevraagd en ongevraagd van advies voorziet;
  • Je bent voor ‘jouw’ directie de spil voor de processen rondom piekmomenten, zoals voorjaarsretraite, voorjaarsnota- en begrotingsbehandeling voor jouw portefeuille(s);
  • Je escaleert knelpunten met oog voor onderlinge verhoudingen en goede werkrelaties;
  • Je toets een groot aantal bestuurlijke stukken op samenhang en politiek-bestuurlijke aspecten en adviseert hierover, het resterende tijdspad in ogenschouw nemend.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

In elke samenleving komen problemen voor, groot en klein. Binnen het vakgebied Advies, Beleid & Ondersteuning werk jij mee aan oplossingen voor problemen in de Rotterdamse samenleving.

Jouw profiel

Om te beginnen moet je het leuk vinden om veel te schakelen, en dat op een secure en betrouwbare wijze, tussen het adviseren van je directeur en het acteren binnen het bestuurlijk besluitvormingsproces. Iedere week zal net weer (of heel erg) anders lopen dan dat je van tevoren bedacht had. Ideaal voor iemand die zowel gedijt in zelfstandig én samenwerken, en zichzelf constant weet bij te sturen op basis van nieuwe informatie zonder de kluts kwijt te raken.

Naast de eerdergenoemde punten, praten we graag met je verder als jij;
  • Hart hebt voor de stad Rotterdam en affiniteit hebt met organisatieontwikkeling en politiek bestuurlijke processen;
  • Een afgeronde opleiding op WO-niveau hebt;
  • Scherp en snel kunt analyseren en glashelder kunt adviseren;
  • Snel kunt schakelen in een dynamische omgeving, waarbij je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, scherp kunt prioriteren en grenzen stelt;
  • Relatie- en verwachtingsmanagement je tweede natuur is;
  • Je verschillende communicatieniveaus herkent en dit weet toe te passen;
  • Weerstanden die je tegenkomt niet persoonlijk opvat en weet om te buigen in samenwerking;
  • Een grote werkvoorraad en wekelijkse deadlines je niet afschrikt;
  • Je ook secuur bent én actie onderneemt als je geen druk ervaart;
  • Stressbestendig bent, in staat bent om rust te brengen en kunt relativeren;
  • Niet alleen hard kunt werken, maar vooral in staat bent slim te werken;
  • Je minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring hebt.

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie.

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden

Heb je interesse?

Wil je meer weten over werken bij DBO SO? Sanne Broeksma, Teamleider via s.broeksma@rotterdam.nl of te bereiken via tel. 06-48062918.

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Koen Olmer, Recruiter, te bereiken via tel. 06-42108993.

Belangstellenden die na de reactietermijn reageren, zullen niet meer in de selectieprocedure worden meegenomen. De gesprekken vinden plaats in week 33 (1e gesprek) en week 34 (2e gesprek).

Tot slot kunnen er voorafgaand aan een arbeidsvoorwaardengesprek referenties worden ingewonnen.
 

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Koen

Koen Olmer, Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • HBO, WO
  • 36 uur
  • Bestuurlijk/Politiek, Inkoop
  • € 3701 - € 5372 p.m.