Naar hoofdinhoud Naar hoofdnavigatiemenu

Directiesecretaresse

Regel jij als Directiesecretaresse alles tot in de puntjes, zorg jij dat de boel administratief en organisatorisch in orde is?

Koen Olmer
Recruiter

Mail 0642108993
Salarisindicatie
€ 2581 - € 3732 bruto p.m.
Aantal uren
36 uur per week
Contractvorm
Bepaalde tijd
Solliciteer t/m
27 augustus 2022

Jouw rol

Als Directiesecretaresse blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid. Ook in je samenwerking met de andere collega’s uit het team directiesecretaresses en managementassistenten, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende en creatieve, efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur.  Verder besef jij dat jouw rol meer is dan het bedienen van een directeur en dat jij een belangrijke schakel bent in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer. Je werkt nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistenten en met de directiesecretarissen en -adviseur van de directeur.

Wat je concreet gaat doen?
  • Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen.
  • Je bereid het wekelijkse agendaoverleg met de directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen op de agenda werkbaar te houden.
  • Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.

17,05% keuzebudget

17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.

Werk thuis of op een locatie

Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen.

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.

Opleidingen & trainingen

Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.

Goede ABP Pensioenregeling

Waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Dit bieden we naast je salaris

Flexibel in te richten werktijden

17,05% keuzebudget

Werk thuis of op een locatie

Optimale (thuis)werkfaciliteiten

Opleidingen & trainingen

Goede ABP Pensioenregeling

In jouw werk en vakgebied staat één ding centraal: we willen het leven van de Rotterdammers zo makkelijk mogelijk maken.

Jouw profiel

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, bent precies, planmatig, communicatief en taalvaardig, flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken.  Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust, kan goed samenwerken en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen ook om de mogelijkheden die deze tijd digitaal biedt optimaal te benutten.

Wat je ook meeneemt:
  • Afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur in de richting van secretaresse/managementassistente;
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke en zware secretariële functie;
  • Nederlandse taal beheers jij tot in de puntjes en sensitiviteit en gevoel voor verhoudingen zijn onmisbaar in dit vak.
  • 36 uur per week beschikbaar.

Daarom werken voor Rotterdam

Bij een stad die je elke dag uitdaagt en het beste in jou naar boven haalt, hoort een eigentijdse overheid die meebeweegt met de energie van de stad. Zo’n organisatie wil de gemeente Rotterdam zijn. Daarom bieden we je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Wij creëren de voorwaarden zodat jij de ruimte ervaart om te groeien: in de stad en binnen de eigen organisatie. In een omgeving met collega’s die veilig en vertrouwd voelt. Waar we samen beslissen en samen aanpakken.

Rotterdam als werkgever

Start

De sollicitatie op een rijtje

Jouw sollicitatie

We maken een selectie van kandidaten.

Als je bent geselecteerd, maken we graag kennis en word je benaderd voor een gesprek.

We spreken je graag nog een keer. In sommige gevallen maakt een assessment onderdeel uit van de procedure.

We hebben een match!

Wil je solliciteren? Lees hier wat we belangrijk vinden

Heb je interesse?

Heb je vragen die betrekking hebben op de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Koen Olmer, recruiter, te bereiken via tel. 06-42108993.

Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Farida Aghris, afdelingshoofd DBO, te bereiken via tel. 06-51337095. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 36 (1e gesprek) en week 37 (2e gesprek).

Als bedrijf of zelfstandige aan de slag voor de gemeente Rotterdam? Lees meer over externe inhuur.

Vragen?
Neem contact op met Koen

Koen Olmer, Recruiter

Vergelijkbare vacatures

  • MBO, HBO
  • 32 uur
  • Secretarieel/Administratief
  • € 2184 - € 3018 p.m.